Hoe organiseren we ons om de uitdagingen van onze tijd aan te gaan? 

Ik voel mij vaak de vreemde eend bij Energized.org. Mijn achtergrond en het gros van mijn huidige werk liggen in de landbouw en toch ben ik nu al meer dan een jaar lid van de coöperatie. Waarom, vraag ik mezelf vaak af. De criticus in mij zegt wekelijks: “Jij bent toch helemaal geen (zelf)organisatiecoach, wat doe je hier?” en “Ga je tijd nuttiger besteden”. 

De manier waarop wij als leden van Energized samenwerken geeft mij een ervaring van (in)bedding, vertrouwen, en groei (als mens en als menselijk systeem). En dit is een schaars goed. Ik heb de afgelopen 15 jaar gewerkt in de duurzaamheidssector, met de meest fantastische impactgedreven mensen. Ik dacht altijd dat als je samenwerkt met mensen die iets willen bijdragen aan de wereld, de rest automatisch volgt. Helaas blijkt dit geen voorspeller voor een fijne, veilige en effectieve manier van samenwerken.

Wat ik vaak ben tegengekomen bij impactgedreven organisaties zijn teams waar burn-out, roddelen, parent-child dynamics, eindeloze vergaderingen, onduidelijke besluitvorming en intern lobbyen iets van alledag zijn. Een cultuur waar ik mij erg onveilig in voel en een van de redenen waarom ik 8 jaar geleden ZZP’er ben geworden. De vraag die bij mij bleef hangen was: “Hoe kunnen we als mensen dan wel écht samenwerken, bijdragen aan iets groters, ons verbonden én autonoom voelen?”. Ik denk dat ik een groot deel van het antwoord op die vraag bij Energized heb gevonden. 

Bij Energized werken we met een set aan principes die de grondslag zijn voor de manier waarop we ons organiseren.

1. Alle stemmen boven tafel: we zorgen ervoor dat mensen zich gehoord en gezien voelen. 

2. Iets ervaren is effectiever dan er ‘over’ praten. Liever leggen we kort iets uit en gaan we vooral met elkaar aan de slag.

3. Keuze bieden: We vertellen niet hoe het moet, maar maken helder welke keuzes je kunt maken en wat de consequenties van die keuzes zijn, zodat jij zelf een keuze kunt maken die voor jou klopt.

4. Voorstellen doen: Als er iets niet werkt, nodigen we uit om met een voorstel te komen voor hoe het anders zou kunnen, of hoe het beter aan zou sluiten bij de behoefte of spanning die jij voelt — en dat mag je ook van iedereen verwachten!

5.Niet-weten: We brengen onze expertise en ervaring in, én geven het aan als we het even niet meer weten, in het vertrouwen dat niet-weten soms nodig is om tot nieuwe inzichten en initiatieven te komen.

6. Vertragen om te versnellen: Liever doen we iets minder op een dag en starten we met vertraging en aandacht.

7. Ruimte voor verbinding: We creëren ruimte voor mensen om zich met zichzelf en met elkaar te verbinden. En dit draagt weer bij aan de lange termijn effectiviteit van het team.

8. Collectieve intelligentie: We geloven heel erg in de kracht van het bij elkaar brengen van verschillende perspectieven en de inherente wijsheid van een groep mensen. Zaak is om op de juiste manier te faciliteren zodat intelligentie naar boven komt en omgezet kan worden in actie.

9. Evolutie: Iets is pas functioneel als het ondersteunend is aan het doel. Alle structuren en tools zijn slechts middelen om te komen tot het doel en onderhevig aan continue evolutie. En het doel (onze purpose) trouwens ook.

Klinkt natuurlijk mooi, maar hoe brengen we dit in de praktijk? Dit zijn onze ritmes en rituelen die ervoor zorgen dat we zo goed mogelijk kunnen (samen)werken en bijdragen aan de purpose van Energized:

1. We werken binnen Energized met rollen. Een rol draagt bij aan de grotere purpose van de organisatie, is expliciet beschreven met een eigen purpose en heeft verschillende verantwoordelijkheden. Hierdoor weten we precies wat we van elkaar mogen verwachten. In een roloverleg (lees meer hierover) kunnen we rollen aanpassen, toevoegen en verwijderen.  Bekijk onze governance hier (link glassfrog). 

2. De week (en trouwens iedere vergadering) beginnen we met inchecken. Inchecken is een manier om de overgang te maken van het persoonlijke systeem naar ons werksysteem. Een innerlijk weerbericht zou je het kunnen noemen. We luisteren naar elkaar en reageren niet. 

3. Vervolgens subgroepen we met ons team. Sub-watten? Zonder heel erg diep de methodiek in te duiken: subgroepen is een manier om de ervaring van iedereen in het hier en nu te onderzoeken als onderdeel van het team. Hiermee geven we aandacht aan de onderstroom (wat leeft er onder de oppervlakte) en kunnen we ons als team ontwikkelen. 

4. Dan volgt het werkoverleg. Een overleg waarin we volgens een vast format belangrijke updates krijgen van rollen en projecten en waar we ‘spanningen’ agenderen. Een ‘spanning’ is een urgent onderwerp; iets waar je een verschil voelt tussen ‘hoe iets nu is’ en ‘hoe het zou kunnen zijn’. Als je een spanning inbrengt, krijg je van de facilitator de vraag: ‘Wat heb je nodig?’. De facilitator checkt vervolgens behoorlijk streng of alle input en/of vragen nog helpend zijn voor je agendapunt. Hierdoor vliegen we door de agenda heen, worden er geen agendapunten gekaapt en is het duidelijk welke rol wat oppakt. Trouwens, alles wat we op het werkoverleg bespreken kan ook daarbuiten en het is niet verplicht om er bij te zijn. Alles wordt gedocumenteerd dus als je een keertje mist, ben je zo weer bij. 

5. Iedere ochtend starten we met een asynchrone, geschreven daily stand-up waar we delen wat we gister voor elkaar hebben gekregen, wat we vandaag hopen te doen en wat ons daarin belemmert.  

6. Een keer per maand hebben we samenwerkdag en in de zomer en de winter gaan we met alle leden op retreat. Daar bouwen we (ook weer op basis van spanningen) ter plekke een agenda en werken we aan gezamenlijke projecten en aan Energized. Hier maken we ruimte voor reflectie, vooruitkijken en voor alles wat meer diepgaande aandacht nodig heeft (zoals de purpose herdefiniëren van Energized). Met een hutkoffer aan werkvormen tot onze beschikking geven we deze sessies vorm (de taakleider-rol) en houden we zicht op wat er speelt in de onderstroom (procesleider-rol).

Het resultaat van deze manier van werken? De onderstroom domineert de bovenstroom niet langer. Hierdoor voelt de vrijheid die ik in mijn rollen ervaar ook als échte vrijheid en voelt het als samen ondernemen, in verbinding. Dus ook al spendeer ik een groot deel van mijn tijd buiten Energized, de tijd die ik binnen Energized besteed is enorm efficiënt. Ik vervul de rollen die bij mij passen en waar ik energie voor voel (en ook van krijg!) op mijn manier. En ik vertrouw erop dat anderen dat ook doen. Misschien is het belangrijkste resultaat van deze manier van samenwerken nog wel dat we niet streven naar ‘de perfecte oplossing’. We gaan aan de slag, testen nieuwe dingen uit en werken al lerende aan een oplossing. 

Dat is wat er wat mij betreft nodig is om de uitdagingen van onze tijd aan te gaan. Want zoveel van onze energie gaat op dit moment verloren aan niet-effectief-samenwerken. Ik geloof dat we een bak aan potentiële energie vrij kunnen maken door ons ook te richten op hoe we samenwerken i.p.v. alleen maar op wat we doen. En dat we ons daarmee makkelijker door de moeilijke transities kunnen bewegen die deze tijd van ons vraagt. 

Energized.org helpt organisaties bij het bouwen van een cultuur van eigenaarschap.