“Holacracy belooft me volledige autonomie, toch?”
Onlangs werkte ik met een team van professionals en bovenstaande vraag kwam naar boven. Hun organisatie heeft Holacracy enkele jaren geleden als besturingssysteem ingevoerd. Het team (cirkelleden en rollen die de belangrijkste interne stakeholders vertegenwoordigen) volgt momenteel gestructureerde en begeleide teamontwikkelingssessies om remmende krachten aan te pakken die niet opgelost kunnen worden met het tool- en regelset van Holacracy (denk bijvoorbeeld aan psychologische veiligheid).
Eén bron van angst en frustratie in de groep leek te maken te hebben met autonomie, of beter gezegd: het feit dat sommige individuen in het team zich geen volledige autonomie voelden, omdat de autonomie van hun rollen soms via governance door andere rollen wordt beperkt. Dit strookte niet met hun verwachtingen en zorgde voor verwarring en mogelijk angst en frustratie. Ze keken me aan en stelden: “Holacracy belooft me volledige autonomie, toch?”. Ik reageerde niet meteen en toonde waarschijnlijk zelfs enige verbazing. Toen zei iemand anders: “Nee, nee, Holacracy belooft me autonomie over hóé ik mijn werk doe, maar niet over wát mijn werk is, toch?”.
Als Holacracy Coach was het tijd om in te grijpen en dit wat te verduidelijken.
Geheel en deel tegelijk
Holacracy is afgeleid van het woord holarchie. Een holarchie is een hiërarchie van holons. Een holon (een term bedacht door Arthur Koestler) verwijst naar een geheel dat tegelijkertijd deel uitmaakt van een ander geheel. Een complete rol is deel van een complete cirkel (rol), enzovoort. Elke rol is tegelijkertijd geheel én deel. Georganiseerd in een holarchie is het organiserende principe: purpose. Als geheel drukt de rol autonomie uit. Tegelijkertijd drukt de rol als deel zijn lidmaatschap van het grotere geheel uit. Beide tegelijk!
Belooft Holacracy dus autonomie? Ja, een ware uitspraak, maar slechts gedeeltelijk waar. Niet alleen autonomie — vergeet niet dat jouw rol tegelijkertijd ook deel uitmaakt van een groter geheel. Alignment is ook nodig!
Zowel autonomie als alignment, niet het één óf het ander
De meeste organisatiemodellen optimaliseren voor óf autonomie óf alignment. Wanneer het niveau van autonomie hoog is, is het niveau van alignment laag, en vice versa. Dit is waar Holacracy fundamenteel anders is: het kan beide tegelijk optimaliseren. Zowel autonomie als alignment, in plaats van slechts één van deze noodzakelijke polariteiten. Soms zie ik bedrijven waar autonomie tot het uiterste wordt gevierd. Er zijn voorbeelden van organisaties waar hele business units met elkaar in oorlog zijn.
Maximale autonomie, maar het lijkt alsof deze units zijn vergeten dat ze ook deel uitmaken van een groter geheel: zouden de delen niet moeten opereren in dienst van een gedeelde purpose?
In jouw rol mag je alles, tenzij…
Wanneer je begint met Holacracy, zul je er vaak aan worden herinnerd dat je voortaan in jouw rol alles mag doen, tenzij het expliciet ingaat tegen een verwachting die is vastgelegd in de governance-records van de organisatie. Je begint met een enorme hoeveelheid vrijheid en autonomie.
Na verloop van tijd kunnen er spanningen ontstaan, en om het geheel zijn purpose te laten uitdrukken, is enige alignment van de delen nodig.
Voorbeeld
De rol Ontwikkeling moet zich afstemmen op de prioriteiten die zijn gesteld door de rol Product Owner. In dit voorbeeld zal het waarschijnlijk de rol Product Owner zijn die dit in governance voorstelt. Als het voorstel de capaciteit van geen enkele andere rol om zijn purpose te realiseren vermindert (met andere woorden: het voorstel veroorzaakt geen schade), wordt het voorstel geaccepteerd en kan het voortaan verwacht worden van de rol Ontwikkeling.
Men zou kunnen zeggen dat de rol Ontwikkeling nu minder autonoom is dan voorheen. Waar — er is nu een expliciete verwachting om op af te stemmen die er eerder niet was, en dit alles staat in dienst van een gedeelde purpose, niet vanwege en/of gedreven door macht, mensen of politiek.
Binnen de kaders is de rol Ontwikkeling volledig autonoom, en zodra de rol Ontwikkeling een spanning ervaart waarbij de purpose nog beter gerealiseerd kan worden, heeft zij de mogelijkheid om nieuwe governance voor te stellen.
Volledige autonomie over hóé het werk gedaan wordt?
Wat dan met de stelling dat elke rol altijd volledige autonomie zou moeten hebben over hóé zij haar werk doet? Dat is niet per se waar. In het begin wel: je mag alles doen, en dus op elke manier die je wilt, tenzij het expliciet ingaat tegen een verwachting in de governance. Als niemand een spanning ervaart met de manier waarop jouw rol zijn purpose realiseert, blijf je volledig autonoom.
Voorbeeld
Laten we dit voorbeeld bekijken: de rol Ontwikkelaar wil een backlog met duidelijke vereisten van de Product Owner. Misschien verwacht Ontwikkeling dat wanneer vereisten worden gedefinieerd, deze als user stories in een bepaald template moeten worden opgesteld die aan bepaalde criteria voldoen.
In dit voorbeeld zal het waarschijnlijk de rol Ontwikkeling zijn die dit in governance voorstelt. Als het voorstel de capaciteit van geen enkele andere rol om zijn purpose te realiseren vermindert (met andere woorden: het voorstel veroorzaakt geen schade), wordt het voorstel geaccepteerd en kan het voortaan verwacht worden van iedereen die vereisten definieert, inclusief de rol Product Owner.
Resultaat: duidelijke autonomie én alignment. De rol Product Owner is nog steeds volledig autonoom binnen de nieuwe kaders en zal nooit slachtoffer worden van de nieuwe governance: zodra iemand ervaart dat het nog beter kan, kunnen de verwachtingen opnieuw worden voorgesteld en gewijzigd.
Beperk autonomie zo veel als nodig en zo weinig als mogelijk
Soms grappen we dat iemand de governance zou kunnen modelleren naar het voorbeeld van Noord-Korea, gebruikmakend van de taal die Holacracy biedt om governance te beschrijven. Waar, en als geen van de leden van deze organisatie een spanning zou ervaren, blijft de governance ongewijzigd. Maar slechts totdat één lid, ergens in de organisatie, een spanning ervaart (een kloof ervaart tussen de huidige realiteit en hoe dingen zouden kunnen of moeten zijn zodat de purpose nog beter tot uitdrukking kan komen).
Holacracy belooft wegen om elke spanning die door wie dan ook, waar dan ook in de organisatie wordt ervaren, snel, veilig en betrouwbaar te verwerken tot een stap vooruit. Zelfs als die spanning wordt ervaren en uitgesproken door een minderheid van de mensen. Dát is de echte belofte van Holacracy. Het is beschikbaar voor alle leden van de organisatie. Gebruik het voor jouw rol(len), zodat ze tegelijkertijd autonome gehelen én afgestemde delen blijven.
Vragen? Neem gerust contact op!