Hoe is het nu met… Wolter Scholten van PRO6 managers?
Charlotte (Energized.org) interviewt Wolter (PRO6 managers) over hun zelforganisatiereis tot nu toe. PRO6 managers werkt sinds 2015 met Holacracy.
Wie ben je?
‘Ik ben Wolter Scholten en ik werk sinds 2015 bij PRO6 managers. PRO6 managers is een projectmanagementbureau. Wij werken voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers in de bouw, infra, industrie en energiesector. We werken dus voor overheden, gemeenten, waterschappen en voor veel grote aannemers. We zijn gespecialiseerd in projectmanagement, contractmanagement, projectbeheersing en samenwerking. Toen ik in dienst kwam werd er een week later besloten dat we holacratisch gingen werken. Ik had toen nog geen idee wat dat inhield: ‘holacratisch werken’, maar onderhand is onze manier van werken zeker een van de redenen dat ik nog steeds werk bij PRO6 managers.’
Waarom is jullie manier van werken belangrijk voor jou?
‘Nou, het is niet alleen de manier waarop we werken wat ik belangrijk vind, ik vind de gedachte erachter eigenlijk nog belangrijker. Ik vind het inspirerend dat ik bij een bedrijf werk waar de vier partners destijds in 2015 hebben besloten om zelfsturend te gaan werken en écht vertrouwen aan de medewerkers hebben gegeven.’
Hoe zijn de partners toentertijd tot die beslissing gekomen?
‘Het is voor de partners altijd wel een vraag geweest: hoe gaan we onze groeiende organisatie op een goede manier aansturen? Toen we nog met twintig man waren was er één managing director, dat was één van de vier partners, maar het was niet de ambitie van de partners dat er iemand fulltime op kantoor zou komen om de boel te regelen. Maar ja, wat doe je als je wél wilt groeien en de boel organisatorisch goed op orde wilt hebben, maar je de organisatie niet door één persoon wilt laten leiden? Daar leek Holacracy het antwoord op te hebben.’
En bleek Holacracy inderdaad het antwoord te zijn op de vraag?
‘Ik denk het grotendeels wel, in ieder geval zeker operationeel. Na zeven jaar reilt en zeilt alles soepel. Iedereen pakt vanuit zijn rollen met veel verantwoordelijkheid taken op en we houden de toko met z’n allen draaiende. Waar we nog in kunnen groeien, is in het maken van strategische keuzes en vooruitkijken naar de toekomst. We willen op een aantal vlakken meer vooruitgang boeken dan we de afgelopen tijd hebben gedaan. Bijvoorbeeld op het gebied van productontwikkeling. Daar willen we komende tijd meer aandacht aan gaan besteden.’
Waar ben je trots op?
‘Dat holacratisch werken na zeven jaar zo vanzelfsprekend is geworden. Volgens mij zijn we ons nauwelijks meer bewust dat wat we doen best wel anders is dan hoe veel andere bedrijven het doen. Ik denk dat dat echt een compliment is aan iedereen die bij ons werkt, dat het gelukt is om deze manier van werken zo verankerd te hebben. Leuk feitje trouwens: we zijn ISO 9001 gecertificeerd, dat is een certificering op het gebied van kwaliteitsmanagement. Bij klassieke organisaties wordt dat gecheckt door allerlei processtroomschema’s en hoe dingen tussen afdelingen geregeld zijn, wie welk vinkje moet zetten. Wij hebben dat certificaat gekregen op basis van hoe wij onze processen onder andere in Glassfrog (software voor zelforganisatie waarin je rollen en verantwoordelijkheden kunt beschrijven) hebben ingericht.’
Hoe kijk je terug op het traject met Energized?
‘We hebben bijvoorbeeld geen rep links. We doen ook zelden een formele governance meeting. Ik zet iets in Glassfrog en als iedereen het ermee eens is, is dat hoe we het doen. Ook worstelen we soms nog met het verschil in ervaring. Er werken een hoop jonge mensen voor wie dit hun eerste baan is en een aantal mensen met juist 15 à 20 jaar werkervaring. Dan zie je toch een patroon ontstaan dat de zwaardere rollen en verantwoordelijkheden zich ophopen bij een kleine groep mensen en zo toch een gevoel van impliciete management-structuur ontstaat. We proberen dat actief tegen te gaan maar het blijft zoeken naar de balans.’
Wat is het belangrijkste dat je hebt geleerd?
‘Het belangrijkste wat ik heb geleerd is het belang van de essentiële vraag van het werkoverleg: wat heb je nodig? En dat er allerlei antwoorden mogelijk zijn op die vraag. Bijvoorbeeld een concrete hulpvraag, maar dat het ook kan dat iemand gewoon even wat informatie wil delen.’
Wat vond je opvallend aan de implementatie van Holacracy bij jullie?
Ik vond het mooi om te zien dat veel rollen die eerst alleen bij de partners lagen, best snel bij de medewerkers werden belegd. Ik vind een mooi voorbeeld daarvan de HR-rol, die bleek heel goed te passen bij een medewerker die van oorsprong arbeidsjuriste was. Klassiek ligt deze rol bij een partner of manager, maar bij ons dus bij een van de medewerkers.
Een ander voorbeeld is de rol ‘de schatkist’, oftewel financiën. Dat is een rol die nog wel een tijd door een van de partners is uitgevoerd. Dat is ook een rol is waar je een hoop inhoudelijke kennis voor nodig hebt. Wil je als partner zo’n rol uit handen geven, dan is er nog wel een hoop overdracht nodig. Daarom hebben we ervoor gekozen om die rol met z’n tweeën in te vullen: de partner die dit al heel lang deed vervult de rol samen met een medewerker die daarin juist wil leren. Zo kan die rol langzaam worden overgedragen.’
Wat zou je andere organisaties aanraden die zich oriënteren op Holacracy?
‘Kijk vooral in eerste instantie of je medewerkers ervoor open staan. Ik denk dat het echt bepalend is voor de mate waarin de zelfsturendheid gaat slagen. Als dat zo is, zou ik zeggen: doen! Dan zie ik heel veel meerwaarde voor de ontwikkeling van mensen, zeker voor jonge mensen. Ik denk ook dat deze manier van werken heel goed past bij de jongere generatie: die willen ook meer zeggenschap en verantwoordelijkheid.’
Wil je verder nog iets kwijt?
‘Maak het ook niet te ingewikkeld en hou het klein en simpel. Dat werkt in ieder geval voor ons goed. Maak niet meteen van elk overleg een werkoverleg of een roloverleg. Dat zou ook wel mijn advies zijn voor soortgelijke bedrijven qua omvang die holacratisch willen werken, keep it simple.’
Gerelateerde blogs
Bouwen aan een cultuur van eigenaarschap?
Ontgrendel een heleboel kennis! We hebben talloze blogs, artikelen, handleidingen en zelfs een boek voor jou! Of je nu je eerste stappen zet of de diepte in wil duiken, hier vind je wat je zoekt.
