Zelforganisatie op afstand: samenwerken in je rol en als collega
Dit is het tweede artikel over de impact van het coronavirus en de maatregelen op een werkomgeving waar zelforganiserend wordt gewerkt, volgens de spelregels van Holacracy. In het vorige artikel ‘Wendbaarheid in tijden van nood‘ onderzochten we hoe bedrijven zich navigeren als er plotseling grote impact is in de wereld om hen heen.
In dit artikel onderzoeken we de impact van het werken op afstand en verzamelen we ontdekkingen en tips.
Samenwerken in je rol en als collega’s
Binnen zelforganisatie proberen we altijd helder onderscheid te maken tussen ‘role and soul’. Een rol kan zich helemaal richten op wat het bedrijf te doen heeft in de wereld. Daarin kun je ook samenwerken met andere rollen. Dat zie je in werk- en roloverleggen heel duidelijk, maar ook naast die overleggen kun je bijvoorbeeld als rol ‘Marketing’ een verzoek doen aan de rol ‘Website’. De kracht van samenwerken is sterker dan alleen de rollen die elkaar versterken. Als mens vervullen we de rollen. Het samenwerken en verbinden met elkaar als mensen is precies wat we vooral doen op kantoor en waar je energie van krijgt (of niet) en wat het werken in je rollen kleur geeft.
En nu zijn er maatregelen om de gevolgen van de pandemie te beperken en zitten we thuis. In thuiskantoren gaat het er heel verschillend aan toe. De een heeft een nieuwe rol erbij meester of juf en de ander doet precies hetzelfde als op kantoor. De verandering is dat je niet meer ‘even’ naar het bureau van je collega kunt lopen. Of bij kunt kletsen bij het koffieapparaat. Of samen een rondje kunt lopen in de pauze. Het onderscheid tussen ‘role and soul’ binnen zelforganiserende bedrijven wordt dus nog duidelijker. We vroegen verschillende rolvervullers hoe zij dat ervaren.
De inhoud verandert, verder niets
Lutz van Nightnurse Images in Zürich: “Bij ons is echt alles hetzelfde gebleven: het format van de overleggen, het tijdstip waarop we overleggen; alles is hetzelfde. Ook al werken we nu meer vanuit huis. We hebben de inhoud van ons werk veranderd, niet de manier waarop we werken. We hadden het gehoopt voordat we aan Holacracy begonnen, maar nu blijkt ook echt dat de manier waarop we werken niet ontwricht wordt door de impact van een crisis.”
Lutz is ook blij dat ze geen energie verspillen aan een andere manier van werken. “We zagen een bericht van CEO van een andere organisatie waar alles over de kop moest en ook in hun manier van werken grote veranderingen doorgevoerd werden. Bij ons blijven de rollen gewoon doen wat ze al deden. Heel even hadden we een nieuwe situatie waarin er een verzoek werd gedaan aan de Board om te reageren. Maar die konden direct verwijzen naar een HR-achtige rol.”
Erik Slotboom, zelforganisatie coach bij Energized.org waardeert nu de structuur van zelforganisatie ook zo mogelijk nog meer: “Met de, in ons geval vooral nóg grotere fysieke afstand, is het belangrijk om veel structuur te hebben in de werkzaamheden, omdat een beetje hap-snap heldendom niet zomaar gaat werken.”
Samenwerken verloopt iets anders én heel goed
Maya van Voys (foto boven) vertelt: “Wat we merken is dat meetings vaak wat meer gestructureerd zijn, daardoor zijn ze efficiënter en sneller. Al is er nog wel ruimte voor een informeel praatje aan het begin en einde van het overleg. Maar andere informele momenten ontbreken, terwijl die ook belangrijk zijn. Denk aan het gesprek bij de koffieautomaat of de lunchwandeling. Om dit op te lossen hebben veel teams dagstarts en/of dagafsluitingen met elkaar. Even bespreken wat je gaat doen of hebt gedaan, zowel werkgerelateerd als privé. Als ik kijk naar ons marketingteam: zij werkten eerst één keer per week op werkplekken dicht bij elkaar. Nu starten zij elke dag samen, in dit geval zou je zelfs kunnen zeggen dat de samenwerking intensiever is geworden.
Tijdens de virtuele vrijdagmiddagborrel laten we de structuur los. Dan pakken we een drankje en wat te knabbelen, en doen we net alsof het een vrijmibo op kantoor of in de kroeg is, alleen dan anders.
Omdat je soms snel een beslissing ergens over moet nemen en er geen collega naast je zit, wordt er een beroep gedaan op het persoonlijk leiderschap en verantwoordelijkheidsgevoel. Dat was in de ‘normale’ situatie bij Voys al heel belangrijk en dat is het nu nog meer. Je hebt nu minder momenten waarop je even snel met elkaar overlegt en waarin je in sommige gevallen naar consensus zou zoeken, daardoor ben je veel rolbewuster bezig.
In de eerste week dat we vanuit huis werkten was het bizar druk. Die drukke dagen zijn supergoed verlopen, hierdoor merk je dat de collega’s zich hartstikke goed hebben aangepast. Daar zijn we met z’n allen heel trots op.
We weten niet hoe lang dit nog duurt, maar de nieuwe Corona coördinator-rol houdt de maatregelen in de gaten en kan beslissen over vervolgstappen.”
Thuiswerken en jezelf organiseren
Als je met een spelregelset als Holacracy werkt, word er van je verwacht dat je altijd een helder overzicht kan geven van je actuele projecten en prioriteiten. Daarom geven de Energized.org coaches naast begeleiding bij zelforganisatie ook altijd een persoonlijke zelfmanagement training.
Omdat Energized.org geen kantoor van baksteen of hout heeft werkt Paula al jaren veel vanuit huis. Thuis heb je nog meer zelf te organiseren omdat alle contexten door elkaar lopen. Paula deelde haar ervaringen in een artikel genaamd Handboek Thuiswerken.
Alles naar online, ook de yoga sessie
Bij Secrid was er al een rol Preventiemedewerker in de Facility cirkel, die direct aan de slag kon. “En we hebben ontdekt dat de IT-mensen hun werk altijd al goed deden, want de overgang naar volledig virtueel werken verliep probleemloos. Dat is zoiets waar ik eerder nooit bij stil stond.” vertelt Maaike Linders van Secrid.
“Het persoonlijk contact wordt desondanks wel gemist. Het intranet is nu heel waardevol om berichten te kunnen delen. We begonnen de dag altijd met yoga en er waren de bijeenkomsten op het grote kleed in de gezamenlijke ruimte die bepalend waren voor de sfeer en het gevoel van saamhorigheid. De ‘kleedsessies’ gaan we online oppakken en de liefhebbers voor de yoga rollen nu thuis hun matje uit. Zo houden we dat toch een beetje vast.”
Het draait uiteindelijk om je impact
Quinten Gazendam van SmartHOTEL: “Ik merk vooral een scheiding tussen mensen met en zonder kinderen. We gaan daar heel flexibel mee om. We vertrouwen er gewoon op dat iedereen ervoor zorgt dat anderen niet stil komen te zitten. De helderheid op projecten draagt daar aan bij. Impact is nu zeker belangrijker dan aantal uren. Uren klokken is eigenlijk maar ouderwets, nu blijkt meer dan ooit dat vooral je impact telt. Die impact is ook op afstand wel zichtbaar. Onder andere in de overleggen die we aangevuld hebben met meer standups.”
Zoeken naar afstemming
Ook Rosien van Toor van Devhouse Spindle merkt dat rol- en werkoverleggen heel goed op afstand kunnen via bijvoorbeeld een videocall.
“Wij gebruiken meestal Google Meet of Jitsi. En via GlassFrog kan iedereen het overleg bijwonen en makkelijk spanningen toevoegen aan de agenda.
Ik merk bij mezelf en andere collega’s dat het juist in tijden van crisis extra fijn is om alle autoriteit en autonomie te hebben om beslissingen te nemen ten behoeve van de purpose van je rollen. Dus ook als de situatie waarin je werkt opeens heel snel verandert. Bij andere collega’s merk ik juist een sterkere behoefte aan onderlinge afstemming en het zoeken naar consensus. Dat laatste is natuurlijk niet iets wat per se aangemoedigd wordt binnen holacratie, maar aan de andere kant is het ook een hele menselijke reactie tijdens stressvolle situaties waar juist nu, nu sociale samenhang toch al iets meer onder druk staat, begrip voor opgebracht moet worden. Natuurlijk zonder dat er onbewust een nieuwe norm van consensus zoeken gecreëerd wordt binnen de organisatie. Dat wordt bewaakt door het proces. Wie nu wil overleggen kan dat gewoon doen door te vragen of iemand informatie voor ze heeft of aan te geven dat ze er niet uitkomen. En uiteindelijk kunnen ze in hun rol zelf de knoop doorhakken.”
Als team de verbinding zoeken
Bij NightNurse Images worden op vrijdagmiddag Zoom-biertjes georganiseerd en zijn het aantal direct messages in Slack verdubbeld. Lutz houdt daarnaast korte zoom-momenten om korte vragen aan zijn collega’s te stellen. Dat ervaart hij als nog efficiënter dan opstaan van je bureau, naar je collega lopen, diegene onderbreken bij zijn werk en vervolgens nog langer staan napraten over ditjes en datjes waarbij het onderscheid tussen rol en mens verwatert.
Ook Energizer Joost Schouten sluit daar op aan. Hij woont en werkt een deel van het jaar in Nieuw-Zeeland. “Het expliciete onderscheid tussen role en soul is nog belangrijker als je elkaar niet meer fysiek treft. Het is heerlijk om de ingebouwde momenten te hebben waar ik even alleen mens ben zonder afleidingen van rollen.”
In de realiteit blijven
Bij Energized.org hebben we twee keer per week een uur ingepland om vrij van rollen als ‘tribe’ de verbinding te zoeken. Dus niet in rol, maar gewoon als mensen intappen op wat er echt bij ons speelt. Zo bleken we best wel veel negatieve voorspellingen te hebben over de impact van COVID-19 op ons persoonlijke leven en op de organisatie. Ook onderzoeken we de angst voor het onbekende en de kansen die we wellicht zien in deze crisis. Of we onderzoeken mindreads, bijvoorbeeld dat ik nu denk dat jij dit als lezer heel zweverig vindt klinken. Klopt dat?
De methode die we bij Energized.org gebruiken, steunt op de theoretische basis van Systems-Centered® Training (SCT) en helpt eigenlijk vooral om steeds in de realiteit te komen. We hebben daarin veel geleerd van SCT® gelicenseerd Energizer Peter Kunneman. Omdat het protocol net als Holacracy spanning gedreven werkt met wat er echt is sluit het mooi aan op Holacracy. Daarom zijn we juist nu ook een groep gestart waar onze klanten aan mee kunnen doen. Mocht je ook eens iets uitgebreider willen praten met je collega’s om te ontdekken hoe het echt met ze gaat, neem gerust contact op. We helpen graag.
Zelforganiserend op afstand werken: ontdekkingen en tips
– In een video-overleg is het frustrerend als de spanning groot is
– Een spanning tegelijk en een persoon die aan een spanning werkt is nu heel behulpzaam
– De overlegstructuur van Holacracy helpt; je moet op je handen zitten en de agenda kun je zelf aanvullen
– Facilitator ‘gebruik je mute knop’ en neem even tijd om jezelf in te stellen
– Noem bij de check-in namen en neem iets meer tijd voor verhelderende vragen
– Met een ervaren team kun je ook op afstand dezelfde kwaliteit en kwantiteit bereiken
– Gehoord in checkout ‘dit werkt nog beter dan geinend om de tafel zitten’, wat ook belangrijk is natuurlijk maar nu op een andere manier wordt opgepakt
– Online vraagt om meer discipline
– Nieuwe Holacracy beoefenaars leren nu nog sneller om zelf agenda items in te voeren
– De drempel kan hoger zijn om bijvoorbeeld in een werkoverleg je mond open te doen
– Vraag welke rol bij een overleg wordt gevraagd, zodat je kunt afwegen of het de beste besteding van je tijd is.
