Domeinafspraken
Holacracy® handleiding

Een praktische Holacracy® handleiding voor op de werkvloer

Van de drie basisbeginselen van de governance structuur (verantwoordelijkheden, domeinen en domeinafspraken) worden domeinafspraken het minst goed begrepen. Is een domeinafspraak een proces? Is het een bedrijfscode zoals een dress code? Geen van beide klopt precies en als je dit hebt gelezen heb je misschien een beter gevoel voor wat domeinafspraken precies zijn en hoe je ze kunt gebruiken.

wat zijn domeinafspraken

De basis van domeinafspraken

Theoretisch geeft een domeinafspraak toestemming of beperkt de mogelijkheid om iets te beïnvloeden dat al beheerd wordt door een rol/ cirkel (bijvoorbeeld een domein). Een domein bepaalt het exclusieve beheer, domeinafspraken bepalen hoe en wie een domein kunnen beïnvloeden. Domeinen en domeinafspraken zijn altijd aan elkaar gekoppeld. Altijd. Dus om domeinafspraken te begrijpen, moeten we eerst begrijpen hoe domeinen functioneren.

Dus, een handige manier om domeinafspraken te leren kennen is door na te gaan wat jouw rol/ cirkel beheerd. Je kunt niet beheren wat je niet bezit. Als je bijvoorbeeld een domeinafspraak wilt maken over welke rol(len) pagina’s mogen toevoegen aan de website, dan zou je eerste vraag moeten zijn ‘Beheert mijn rol de website?”

Wat domeinafspraken kunnen doen

    • Toegang geven tot een domein dat exclusief beheerd wordt door de cirkel. Dit is inclusief voorwaarden waaraan voldaan moet worden als het domein beïnvloed wordt (bijvoorbeeld ‘Iedereen kan op het Facebookaccount van de organisatie posten mits zij hun eigen naam erbij zetten.’)
    • Beperkt de toegang tot iets dat wordt beheerd door een cirkel of rol. Dat kan zo simpel zijn als hoe iets gebruikt dient te worden (bijvoorbeeld ‘elke rol met een bedrijfsaccount bij een externe partij moet een sterk wachtwoord met tenminste 8 karakters gebruiken.’).
    • Een specifiek proces definiëren om iets binnen de cirkel te doen (bijvoorbeeld “Alle projecten moeten worden bijgehouden in Glassfrog”).
    • Of, simpelweg een activiteit verbieden (bijvoorbeeld ‘geen enkele rol anders dan Financiën mag de financiële data van het bedrijf delen.’)

Definiëren van wie en wat (toegang geven of beperken)

Als een rol buiten de cirkel consequent het domein wil beïnvloeden, dan kan een domeinafspraak op de cirkel worden geplaatst die toegang geeft. Je kunt de auto van jouw buurman niet zonder toestemming pakken, maar stel je voor dat je buurman ook een domeinafspraak kan maken waarin wordt gezegd dat ‘buren die direct over de straat wonen, ook onze familieauto kunnen rijden’. Dat is de toegang van een eigen domein tot iemand buiten het gezin.
Aan de andere kant, een domeinafspraak kan toegang tot een domein verder beperken binnen de groep die het beheerd. Je buren kunnen bepalen wie binnen hun gezin in de auto mag rijden (bijvoorbeeld ‘Iedereen in het gezin mag de auto besturen behalve de baby.’) Want een domein is in het beheer van het gezin, dus mogen alle gezinsleden er mee doen wat ze willen, maar het kan nodig zijn om voor sommige gezinsleden de toegang te beperken.

Bepalen ‘hoe’ (Als-Dan bepalingen)

Soms is het niet genoeg om alleen te definiëren wie het domein wel of niet kan beïnvloeden. Vaak moet een domeinafspraak meer zeggen. Dus, het kan verder specificeren wat men moet doen om het domein wel te mogen beïnvloeden. Deze beleidslijnen werken als Als-Dan bepalingen. Dit is een domeinafspraak van HolacracyOne:
“Iedereen die wachtwoorden gebruikt om bedrijfsaccounts te beveiligen met toegang tot bedrijfsmiddelen of gevoelige gegevens moet ervoor zorgen dat die wachtwoorden sterk zijn, niet gedupliceerd worden op een ander systeem, niet opgeslagen, behalve een zeer beveiligde opslagplaats, en mag de wachtwoord met eigen tekst niet delen met iemand anders.”
In dit voorbeeld ziet je de Als-Dan-structuur. Als je wachtwoorden gebruikt om te beveiligen, dan moet je ervoor zorgen dat die wachtwoorden sterk zijn, enz.

De meeste domeinafspraken zijn gebouwd op deze Als-Dan-structuur, dus zoek ernaar of gebruik het zelf bij het doen van een voorstel in een roloverleg (dat wil zeggen “Hoe kan ik dit formuleren als een Als-Dan bepaling?”).

Domeinafspraken kunnen niet opdragen tot actie ondernemen

Domeinafspraken zijn alleen van toepassing wanneer iemand een domein wil beïnvloeden, dus een domeinafspraak kan niet opdragen tot actie ondernemen. We praten nu dus over de woorden van de domeinafspraak. Dit zou bijvoorbeeld een ongeldige domeinafspraak zijn: “Marketing zal een kwartaal nieuwsbrief publiceren,” omdat dit letterlijk vereist is (dat wil zeggen “Marketing publiceert…”).

In de praktijk moeten domeinafspraken die actie vereisen, worden aangetekend als Niet-Geldige Governance Output, omdat (en voel je vrij om dit te gebruiken) “De Grondwet definieert een domeinafspraak als een toestemming of beperking om een domein te beïnvloeden en, in mijn interpretatie, deze domeinafspraak voldoet niet aan die definitie.” Als iemand echt wil dat iemand overweegt om een terugkerende actie te ondernemen, gebruik dan eerder een verantwoordelijkheid.

Dus een domeinafspraak kan geen opzichzelfstaande actie vereisen, maar een domeinafspraak kan wel een actie vereisen vooraf als voorwaarde om een domein te kunnen beïnvloeden of achteraf als gevolg van het beïnvloeden van een domein.

We zullen dit nog eens illustreren met een Als-Dan-bepaling. “Iemand die een website update wil doen moet dat doen volgens de visuele handleiding opgesteld door Marketing.” Oftewel… Als je een website update wilt doen, dan moet je dat doen volgens de visuele handleiding van Marketing.’ De actie komt dan vooraf als voorwaarde.

Of…

“Iemand die de bedrijfswagen wil gebruiken, moet deze inleveren met een volle tank.”. Oftewel… “Als je de bedrijfswagen wilt gebruiken, dan moet je hem met een volle tank weer inleveren.”. De actie vindt dan achteraf plaats als gevolg.
Dus je zou kunnen zeggen ‘een domeinafspraak mag geen actie vereisen”, maar eigenlijk bedoel je “een domeinafspraak vereist een bewuste keuze.”. Een domeinafspraak zoals ‘als je lucht inademt, dan moet je je urenregistratie inleveren op donderdagen.’ zou ongeldig zijn omdat je geen invloed kan uitoefenen op het ademen van lucht.

Een domeinafspraak zoals ‘elke rol die een verzoek om een email te sturen krijgt van een klant moet deze indienen bij de klantenservice.’ zou ook ongeldig zijn omdat je zelf geen invloed kunt uitoefenen op of iemand wel of niet contact met je opneemt.
Domeinafspraken maken en gedelegeerde domeinen

Domeinen kunnen natuurlijk gedelegeerd worden. Net als wanneer de Algemene Organisatie Cirkel het domein van “Marketing Nieuwsbrief” delegeert naar de Marketing-subcirkel. Op dat moment zijn rollen in de Algemene Organisatie Cirkel niet langer bevoegd om de nieuwsbrief te beïnvloeden zonder Marketing Circle toestemming (tenzij de governance veranderd is).

In de Grondwet paragraaf 2.1.3 staat: “De Cirkel behoudt echter het recht om die Domein-delegatie te wijzigen of te verwijderen, of om domeinafspraken te definiëren of te wijzigen die de rol van de rol in het Domein verder toestaan of beperken.”
Dat betekent dat de Algemene Organisatie Cirkel nog steeds een domeinafspraak op het domein “Marketing Nieuwsbrief” kan plaatsen, terwijl het domein in beheer van de Marketing-subcirkel blijft. Zoals als een ouder bepaalt dat een kind een helm moet dragen bij het rijden op zijn nieuwe fiets.
Dus;

      • Nieuwe fiets = domein op kind subcirkel
      • Kind = domeinbeheerder
      • Ouder = Algemene Organisatie Cirkel / super cirkel
      • Domeinafspraak = Als kind fiets wilt rijden, dan moet ze een helm dragen.

Domeinafspraken kunnen niet iets beheren dat niet van de organisatie is

De organisatie kan alleen beheren wat het ook daadwerkelijk bezit als zijn eigendom (dat wil zeggen zijn domeinen, activa, enz.). Dit geldt ook voor een cirkel.

Aangezien domeinafspraken altijd verbonden zijn met een domein of iets anders dat door de cirkel wordt gecontroleerd (soms noem ik ze een “impliciet domein”), kan er alleen een domeinafspraak op een domein worden geplaatst die de cirkel beheert. Als je bijvoorbeeld een domeinafspraak wilt hebben over welke rollen bevoegd zijn om de e-maillijst van de klant bij te werken, moet je jezelf afvragen: “Beheert deze cirkel de e-maillijst van de klant?”

Daarnaast zijn domeinafspraken met betrekking tot te werken uren of andere verwachtingen van de mensen die normaal gesproken worden opgenomen in een medewerkershandboek meestal geen geldige domeinafspraak omdat de organisatie de mensen niet bezit of beheert. De organisatie beheert alleen de rollen.

Laat ons weten welke informatie je zoekt:

Naam

E-mail adres

Vraag, opmerking of suggestie

Foto boven: een werkoverleg bij Spindle

Al meer dan 3.000 mensen kochten het eerste Nederlandse boek over Holacracy

Getting Teams Done introduceert de Holacracy® methode waarmee leidinggevenden, teamleiders managers en zelfsturende professionals de teamproductiviteit naar een hoger niveau kunnen tillen. De methode leert je om de ontstane spanningen om te zetten in constructieve verandering. In oktober verschijnt het boek in ’t Engels.

Bestel ‘Getting teams done’ op Bol.com

wat is Holacracy uitleg boek