Van agile werken naar zelforganisatie: de ervaringen van Ibuildings
Ibuildings zet moderne webapplicatie technologieën in om weboplossingen te realiseren. De organisatie heeft vestigingen in Vlissingen en Utrecht. Begin 2017 maakten ze serieuze stappen richting zelforganisatie door te starten met Holacracy als framework.
Joni Overbosch deelt haar ervaringen over de eerste maanden zelforganisatie.
Doorstromen van Agile naar Holacracy
Ik was op zoek naar handvatten om onze teams en collega’s effectiever te laten werken en meer verantwoordelijkheid te laten nemen voor het resultaat van hun activiteiten.
We werkten binnen de development teams al Agile, op een scrum-achtige manier. Maar dat was niet de volledige oplossing. Het team was verantwoordelijk maar individuele verantwoordelijkheid zag ik niet altijd terug. En lessons learned werden niet altijd structureel geïmplementeerd en ook niet altijd breder getrokken dan eigen werk, project of team.
Ik was op zoek naar boeken die mij handvatten konden geven en zo kreeg ik het boek Getting Teams Done in handen. Het beloofde een methode om zelfsturing naar een hoger plan te tillen, met heldere verwachtingen, verantwoordelijkheden maar ook duidelijke spelregels.
Ik heb het boek in één ruk uitgelezen. Ik begon met een gele arceerstift te markeren wat ik allemaal herkende maar dat was zoveel dat ik daar na een paar pagina’s mee opgehouden ben. Na het lezen van het boek was ik ervan overtuigd dat dit was wat onze organisatie nodig had. Meer ruimte voor iedereen maar tegelijkertijd een framework met duidelijke kaders en spelregels. Je wilt dat iedereen sneller kan gaan, maar nog wel in een gezamenlijke richting.
Ik heb het boek vervolgens ook gekocht voor de eigenaren van Ibuildings, Jeroen en Tom. Ik had ruim een jaar daarvoor de ruimte gekregen om een visie-vierluik uit te werken, compleet met hoger doel, gewaagd doel, kernwaarden en kernkwaliteiten. Dat wilde ik nu een stap verder brengen. Om Holacracy goed te kunnen implementeren is het noodzakelijk om ‘de macht’ over te dragen aan het systeem en daarvoor had ik commitment van Jeroen en Tom nodig.
Gelukkig waren zij ook enthousiast. Een nieuwe manier van organiseren, veel meer passend bij de huidige tijd. Vervolgens heb ik het boek voor een aantal mensen besteld die min of meer in een managementfunctie zaten. Voor hen zou er immers best veel veranderen doordat er geen managers meer bestaan in een Holacratische organisatie. Toen ook hier enthousiast gereageerd werd was het duidelijk, Ibuildings zou de stap gaan zetten naar Holacracy.
Goede voorbereiding
Door Getting Teams Done was ik overtuigd van de theoretische werking van het Holacracy model. Maar hoe werkt dit in de praktijk? Daar was ik wel erg benieuwd naar. Al snel bleek dat een aantal organisaties in mijn netwerk ook met (een variant van) Holacracy werken. Ik heb met hen contact gelegd en iedereen was enthousiast om tijd vrij te maken om hun ervaringen te delen. Ik ben bij Concept7, Bol.com en Springest op bezoek geweest.
Ondertussen had ik ontdekt dat een van de de schrijvers coach is bij Energized.org en Ibuildings zou kunnen helpen met de implementatie. Alle bedrijfsbezoeken hadden een duidelijk advies opgeleverd: investeer in training en hulp bij implementatie en Energized.org was daarvoor het aangewezen bedrijf.
Toch wilde ik nog een stap verder gaan met het echt begrijpen van het model voordat we tot implementatie over zouden gaan. Ik heb daarom eerst een Holacracy Practitioner training gevolgd van HolacracyOne, door Brian Robertson. Tijdens de vierdaagse training kregen we veel theoretische en praktische kennis.
En elke stap die in zette in deze voorbereidingsfase maakte mij steeds enthousiaster en meer overtuigd. Holacracy is de juiste manier voor Ibuildings om zelfsturing vorm te gaan geven en meer gebruik te gaan maken van de kennis en talenten van alle collega’s bij Ibuildings.
De aanloop naar de echte start: kick off
Wat ik het meest spannend vond, is of mijn collega’s net zo enthousiast zouden worden als ik.
We hebben de kick-off in twee stappen gedaan. We hebben eerst een introductie-workshop gehad waarbij Energized.org het model heeft toegelicht en de verschillen met traditionele managementmodellen.
Vervolgens heeft iedereen huiswerk gekregen om hun werkzaamheden een tijdje bij te houden. Dit is vervolgens als input gebruikt voor de 2e sessie waarbij we alle taken en zaken bij elkaar hebben gelegd en daar rollen van hebben gemaakt. Aan het eind van deze sessie heb ik met Hans, onze coach, alles in Glassfrog gezet en was onze eerste Holacractische organisatiestructuur een feit!
De overleggen in Holacracy stijl zijn uitermate gestructureerd
De overleggen gingen eigenlijk wel verrassend goed. De spelregels zijn heel duidelijk en makkelijk te volgen met de ‘kaarten’ per overleg die we erbij kregen van Energized. Het in- en uitchecken was wat ongemakkelijk in het begin. En ook was het wennen om niet direct te mogen reageren maar een eigen agendapunt aan te maken en te wachten op je beurt. Maar overall gezien ging het heel goed. In korte tijd hebben we heel veel kunnen bespreken, afspreken en besluiten. Zo efficiënt waren we eerder nog niet!
Leren en ontleren
Ik moest zelf leren me ergens niet mee te bemoeien als het mijn rollen niet aangaat. Oftewel echt loslaten en mensen verantwoordelijkheden te laten nemen in hun eigen rollen. Ook als iemand mij iets vraagt, bij mij zelf nagaan of ik een rol heb die daar antwoord op kan/moet geven. Ook expliciet vragen “aan welke rol vraag je dit?”.
Als directeur had ik overal wel een mening over en in een hiërarchische structuur mag dat niet alleen, het wordt vaak ook nog wel van je verwacht. Die mening heb ik nog steeds, maar hou ik vaker voor mijzelf of zeg er duidelijk bij dat het een persoonlijke mening is en dat ik geen rol heb die er iets van te vinden heeft.
Direct antwoord geven op een vraag is ook iets om te ontleren. Eigenlijk dus hetzelfde als hierboven. Eerst ga je bewust na welke rol er iets van vindt en dat ook benoemen, of mijn mond houden als ik geen relevante rol heb.
Het aantoonbare verschil tussen de vorige en huidige structuur
Er is nu tussen heel veel rollen een veel betere alignment omdat tijdens het werkoverleg van elke rol metrics en de status van projecten wordt gedeeld. Doordat projecten in Glassfrog worden genoteerd is er ook meer transparantie en vallen zaken minder snel tussen wal en schip.
Verwachtingen versus realiteit
Het is niet zozeer de werkwijze die anders is dan de verwachtingen, maar wel hoe mensen ermee omgaan. Ik had verwacht dat mensen veel actiever naar spanningen zouden zoeken en die actief op zouden lossen en werk- en roloverleg.
Om dit te stimuleren het ik recentelijk een checklist item aangemaakt: ”Heb ik bewust gekeken of wat ik doe binnen een verantwoordelijkheid van een van mijn rollen valt?”. Voor mijn gevoel doen veel mensen nog hetzelfde als vroeger op basis van impliciete verwachtingen van een rol.
Het werken vanuit rollen
Ik vind het zelf heel prettig om te werken vanuit rollen omdat ik actief kijk naar wat ik doe en of dat bij een rol past. Soms ben ik nog iets aan het doen omdat ik dat vroeger deed, maar het helemaal niet bij een van mijn rollen past. Dat draag ik nu over, of ik creëer er een rol voor.
Werk is ook veel makkelijk over te dragen (door de rol aan iemand anders toewijzen) doordat het niet meer een grote spaghetti brei aan taken is maar een overzichtelijke set verantwoordelijkheden bij een rol die heel transparant terug te vinden zijn in Glassfrog.
Verschillen in hoe er wordt omgegaan met de Holacracy adoptie door verschillende mensen
Er zijn wel verschillen. Volgens mij is iedereen tenminste neutraal-positief ten aanzien van de implementatie van Holacracy maar voor een aantal heeft het echt een positieve impact (gehad) – de helderheid van de rollen en de eigen verantwoordelijkheid heeft hen echt veel ruimte gegeven die ze ook durven nemen.
Is het een reorganisatie of doorlopend proces
De techniek van de overleggen zit er goed in maar we moeten ervoor waken niet toch terug te vallen in discussie en compromissen. Ook komen er maar weinig spanningen op tafel. Ik kan gewoon niet geloven dat we zo spanningsvrij zijn, en dan twee kanten op: spanningen in de zin van frustraties maar ook in de zin van ongebruikte mogelijkheden.
We gaan daarom in 2018 nog actieve ondersteuning krijgen van Energized.org in de vorm van coaching van specifieke rollen, maar ook feedback op het functioneren van de overleggen en de governance-records in Glassfrog.
Ook wordt er een training gepland om ons beter bewust te laten worden van spanningen. Spanningen zijn brandstof voor een stap vooruit met de organisatie dus zijn juist die spanningen enorm belangrijk en dat we ze herkennen en kunnen inzetten voor groei.
