Spanning als brandstof om je organisatie te verbeteren

Miljoenen mensen hebben een baan. Stel je alle issues voor waar zij tegenaan lopen tijdens hun werk. Vieze bordjes in de klantruimte, software die niet werkt of onrealistische deadlines. Tientallen miljoenen ideeën, frustraties en emoties gaan er dagelijks door de lucht.

Stel je nou eens voor dat je die spanningen om kan zetten in brandstof. Dat het gereedschap is om het voor jezelf en de organisatie beter en fijner te maken. Efficiënter en meer zuiver. Van frustratie naar energie.

Spanning hoeft niet te leiden tot verzet of gedoe. Je kunt de energie gebruiken als brandstof voor verandering. En je kunt vandaag al beginnen met de eerste stappen.

Even concreet: wat is spanning?

Spanning wordt vaak als iets negatiefs ervaren. Je kunt er ook anders naar kijken. In feite is spanning informatie over iets. Het is een verschil tussen hoe iets is (vergaderen we hier nou alweer over?) en hoe iets zou moeten of kunnen zijn (ik wil gewoon dat het geregeld is).

Al die spanningen in een organisatie; zoveel data. En wat doen we er eigenlijk mee? Een fractie van de data wordt gebruikt. Of hij wordt gefilterd. Zonde. Want als spanning brandstof is voor je organisatie, dan laat je het toch niet vervliegen bij de koffieautomaat? Of erger nog, dan laat je het toch niet tegen jezelf of de organisatie werken. Dat kan anders.

Er zijn twee manieren om aan de slag te gaan.

1. Schrijf de spanningen van je af en doe er iets mee

Zie jezelf als sensor, als iemand die continu informatie (spanningen) kan waarnemen. Voor de rol die je vervult en voor de organisatie als geheel. Al deze spanningen zijn een vorm van ‘big data’ waar vrijwel geen organisatie iets mee doet, maar waar een ongelofelijke hoeveelheid waarde in schuilt.

Schrijf al je spanningen op. Wees je bewust van wat je registreert en hoeveel data je genereert. Wat pik je op de hele dag? Loop je werk eens binnen en doe alsof het weer de eerste keer is. Wat valt je op? Doe dat gedurende de dag, of kies een bewust moment aan het begin of het einde van de dag.

2. Organiseer een teamoverleg op basis van spanningen

Er is een grens aan wat je individueel kunt doen. Als je collega’s hebt die er voor open staan; stel dan een teamoverleg op basis van spanningen voor en faciliteer deze.

Bedenk de agenda niet vooraf, maar bouw deze ter plekke op, op basis van spanningen die op dat moment spelen. Het uitgangspunt is om alle spanningen binnen de afgesproken tijd te behandelen. Loop de spanningen gedisciplineerd af.

– Bouw ter plekke een agenda op van spanningen (alles wat niet loopt zoals het zou moeten of kunnen).
– Zet steekwoorden op de agenda, voer geen discussie over de punten.
– Behandel om de beurt één punt tot er geen punten meer zijn.
– Behandel alle agendapunten binnen de beschikbare tijd.
– Behandel één spanning tegelijk, van één persoon tegelijk, volgens deze 4 stappen:

1. De facilitator vraagt: “Wat heb je nodig?”
2. De eigenaar van het agendapunt betrekt anderen naar zijn of haar behoefte.
3. De notulist noteert de eerstvolgende actie die gezet gaat worden (en door wie) om de spanning op te lossen.
4. De facilitator vraagt aan de eigenaar van het agendapunt: “Heb je nu wat je nodig had?”
5. De kunst is om de spanningen die je ervaart zonder oordeel op tafel te leggen. Focus niet op wiens schuld het is of wat de baas ervan zal denken. Trek het los van personen en ego’s. Dan ontstaat er een opening naar de toekomst. Je maakt ruimte. Hoe kunnen we dit beter maken voor de organisatie? Wat is daarvoor de eerstvolgende actie?

Tips

– Hebben twee mensen dezelfde spanning? Behandel ze toch los van elkaar. Voorkom dat andere mensen zeggen ‘Ja dat heb ik ook!’ en andermans spanningen ‘kapen’.
– Probeer tijdens het overleg niet de hele spanning op te lossen. Dat kan later, buiten het overleg. Het gaat erom dat je een eerstvolgende actie formuleert, gekoppeld aan een persoon. Bijvoorbeeld: Marieke mailen met vraag over het marketingbudget. Of: Afspraak inplannen met sales-team voor brainstorm over kansen in de markt. Beperk je notulen tot een lijst van eerstvolgende acties.
– Voordat je begint: introduceer het begrip ‘spanning’ in je team of organisatie. Als mensen de term ‘spanning’ gaan gebruiken met het begrip dat het neutraal is, dan haalt dat heel veel van de lading weg van wat traditioneel issues of problemen zouden zijn. Waar dan automatisch een eigenaar of een veroorzaker aan gekoppeld zou zijn.Geen spanning, geen brandstof?

Wat zegt het, als er geen spanningen op tafel komen? Wellicht gaat alles super goed en is er niets wat duidelijker of beter kan. In een lerende organisatie is dit echter ondenkbaar. Spanning is immers brandstof. Het is wel mogelijk dat mensen hun spanningen niet willen of durven te delen. Of dat ze de spanningen minder goed oppikken doordat ze er nog niet bewust van zijn. Geef het een kans en de tijd. Het is verstandig om een paar pioniers in je team te hebben die actief zijn met het boven tafel brengen van hun spanningen en het leuk vinden om mee te werken.

Getting Teams Done met Holacracy

Het kan zijn dat je 80% van je spanningen moet parkeren, loslaten of accepteren. Maar die andere 20% is er ook. Daar kun je wat mee. Ook al is het in je beperkte invloedssfeer. Als je bereid bent om te investeren, haal je daar voldoening uit. Je wordt er blijer van. En het is leuker dan klagen bij de koffieautomaat.

Wil jij echter dat elke spanning wordt gebruikt? En niet alleen die 20% waar je baas en je collega’s het ook mee eens zijn, of waar je zelf direct invloed op hebt? Verdiep je dan eens in Holacracy. Dat is een vernieuwende en efficiënte manier van organiseren. Het verandert de structuur van je organisatie, de manier waarop je besluiten maakt en de verdeling van leiderschap. Holacracy geeft je de mogelijkheid en de tools om werkelijk élke spanning te gebruiken als brandstof. Lees het boek ‘Getting Teams Done’ als je wil weten hoe dat werkt.

Dit artikel over spanning als brandstof is geplaatst in een uitgave van Productive Magazine.