Het organisatiemodel van Voys. Van ‘het moet anders’ naar ‘Holacracy leven’

Het Groningse Voys sleept de ene na de andere ondernemersprijs in de wacht. Wie rond lunchtijd het kantoor in de Mediacentrale binnenloopt, treft de tientallen medewerkers aan tijdens een stand-up. Jonge frisse gezichten, de een nonchalant met de handen in de zakken en de ander met de borst vooruit. Iedereen geeft in twee zinnen een update van wat hij of zij gedaan heeft. Sommigen hebben die ochtend een meeting gehad voor de cirkel ‘Klantgeluk’. Anderen hebben een technisch probleem opgelost of een evenement georganiseerd.

Het moest anders

Mark was zijn bedrijf niet begonnen om uiteindelijk alleen maar bezig te zijn als directeur en bovendien hoorde hij niet veel goeds van vrienden die onder managers werkten. Dat moest anders bij Voys. Want dat Voys zou gaan groeien stond vast en dus wilde Mark een goed doordacht en schaalbaar organisatiemodel neerzetten. Voys groeit nog steeds snel en heeft al jaren de gelukkigste klanten in de telecomwereld. Op dit moment waarderen klanten Voys met een 8.9.

Jorg Vletter vat het samen: “Toen er zo’n tien a vijftien collega’s waren, begon de zoektocht naar een systeem waarbij hij de autonomie kon terugleggen bij de medewerkers. Die medewerkers had hij immers aangenomen op hun kwaliteiten en konden dus prima zelf keuzes maken. Ook zonder management en zonder functietitels. Zo ontstond ons eigen model.”

Het Voys-Model

Het Voys-Model dat zo ontstond was geïnspireerd door het medewerkershandboek van game studio Valve.

In 2012 werd het eerste handboek voor het Voys Model geschreven met als uitgangspunt gelukkige collega’s en dus gelukkige klanten.

“Toen we met 30 collega’s op kantoor zaten, deden we een onderzoek naar ons eigen model. En eigenlijk scoorden we hartstikke goed op 3 punten na: feedback geven, duidelijkheid over verantwoordelijkheden en er was behoefte aan doelmatiger werken. Na onderzoek te hebben gedaan naar andere modellen kwamen we uit bij Holacracy. Zo’n beslissing maak je niet alleen dus gaven we iedereen het boek ‘Getting Teams Done’ en vroegen of iedereen net zo enthousiast was als wij.”

De Holacracy kick off

“We nodigden de auteur van het boek, Diederick Janse, uit voor een kop koffie. Hij kwam heel geïnteresseerd binnen met het idee dat we ons nog volop aan het oriënteren waren. Maar we wisten het al. We wilden beginnen. En wel nu. Dus stond Diederick na een kop koffie met klapperende oren weer buiten. Want zo snel starten, dat had hij nog niet eerder meegemaakt!”

Alle collega’s hielden een tijdje hun werkzaamheden bij. We gebruikten de top 4 van iedereen om bij de Kick off de eerste rollen te creëren nadat Mark de Holacracy grondwet had ondertekend.”

3 maanden na de Kick off: Holacracy ‘doen’ in plaats van ‘leven’

Na een maand of drie hadden we het gevoel dat we Holacracy helemaal onder de knie hadden. De overleggen liepen wel lekker. Terugkijkend merk je toch dat je nog steeds veel volwassener kunt worden in het proces.

We hebben toen een onderzoekje gedaan onder de medewerkers – een ‘vragenkwartiertje’.
De reacties waren heel kenmerkend voor hoe we Holacracy hebben ervaren in het eerste half jaar na het Kick off event.

– Het voelt alsof je je eigen toko runt
– Je bent zelf verantwoordelijk voor de rol; dat is vooral makkelijk keuzes maken.
– Voys werkt zo efficiënter
– Holacracy is een manier om samen te werken zonder management
– Door Holacracy is mijn werk explicieter en duidelijker
– In het operationele deel van het werk merk ik er niet zo veel van
– Het faciliteren tijdens de meetings is best moeilijk
– De opzet van het roloverleg is best lastig
– Het ‘ondernemen in je rol’ moet je leren
– De vraag of er nog wel echt samengewerkt wordt leeft heel erg

We zagen zelf ook dat Holacracy nog heel erg ‘gedaan’ werd in plaats van ‘geleefd’. We zijn een aantal mensen echt gaan coachen om meer ondernemend te worden in hun rol. En we hebben geprobeerd om nog meer te laten zien dat je samen aan een hogere purpose werkt.”

Twee jaar na de Kick off: tijd voor een verdiepingsslag

“Holacracy wordt nu meer geleefd bij Voys. Het systeem is echt beter ‘geland’. Maar een organisatie ontwikkelt zich continue. We willen nu verder: een verdiepingsslag maken.

Terugkijkend naar de verbetering van ons eigen Voys-Model, zochten we dus een oplossing voor 3 knelpunten: hoe geven we feedback, hoe maken we verantwoordelijkheden duidelijk en hoe werken we doelmatiger.

Met Holacracy is het super helder wie waar verantwoordelijk voor is, dus dat was vanaf de Kick off opgelost. Wat betreft het doelmatige werken zijn we nog niet helemaal waar we willen zijn. De manier waarop een strategie uitgestippeld is, is niet uitgewerkt in Holacracy zoals een roloverleg dat bijvoorbeeld wel is. Strategie is in Holacracy belegd bij de Lead Link. Dus eind 2016 hebben we bijvoorbeeld pas voor het eerst aan de Lead Link gevraagd om uit te stippelen wat de plannen zijn. We hebben ondertussen al wel veel stappen gemaakt.

De manier waarop je met feedback omgaat zegt veel over de cultuur in een bedrijf. En dat kan nog steeds beter. We hebben onze eigen feedbacktool en proberen het geven van feedback te blijven stimuleren en faciliteren Zo heeft een cirkel geëxperimenteerd met een feedbacksessie gebaseerd op rollen, dus open face-to-face feedback geven en dat was heel sterk. Openheid staat centraal bij Voys; iedereen heeft toegang tot elkaars mailbox en bijvoorbeeld de bedrijfscijfers zijn openbaar. Toch blijft feedback een verbeterpunt: we zijn een lieve en zachte organisatie. Het gaat snel over de relatie die je hebt als collega’s in plaats van rol en persoon goed van elkaar te kunnen scheiden. Allemaal dingen waarvan we weten dat er binnen Holacracy nog mogelijkheden zijn om ze te ontwikkelen.

Met Holacracy denken we het meest toekomstproof te zijn. We weten niet of het het gouden ei is. Maar Holacracy is dynamisch en ‘adaptable’ genoeg om nog heel veel te kunnen bieden.”

Standing strong: learnings

“We merken dat het lastig is om in de waan van de dag ook ruimte te maken voor het proces. Ook had ik misschien grotere, langere tijd nazorg moeten doen. Een Practitioners Training voor iedereen in het bedrijf vind ik serieus een heel goede start voor organisaties die met Holacracy willen beginnen.”
“We gaan doorstarten door steeds weer een verdiepingsslag te maken en gebruik te maken van de flexibiliteit die Holacracy ons biedt.”