Het hoe en waarom van in- en uitchecken bij meetings

Check-in

De check-in is een rondje waarin iedere deelnemer een voor een de ruimte krijgt om hardop de transitie te maken naar deze gezamenlijke context waarvoor we samen zijn (dat kan een werkoverleg of een roloverleg zijn, maar ook elke andere soort meeting met collega’s zijn).

Stel daarom eerst vast in welke context je met dit overleg stapt. Vragen die je jezelf (en elkaar) kunt stellen zelfs voordat je de check-in ingaat, zijn bijvoorbeeld: 

We zien te vaak dat de context onvoldoende goed bewust wordt gemaakt. Neem daar echt even wat tijd voor. In het ideale geval mag je dit vragen aan degene die het overleg geïnitieerd heeft.

Nu je de context kent waarop je bent uitgenodigd om in te stappen, kan je bijna nagaan of er eventuele afleidingen van buiten deze context zijn. Zoom nog iets verder in om echt contact te maken met de jouw aanwezigheid in dit overleg:

Met deze helderheid lukt het je waarschijnlijk veel beter om na te voelen of je aanwezig bent. In het werk- of roloverleg zal de facilitator de check-in starten met de vraag: ‘Wat heeft op dit moment je aandacht? Zijn er afleidingen van buiten deze context?‘. De uitnodiging is om deze vervolgens op te merken, mogelijk te benoemen, zodat je met meer aandacht aanwezig kunt zijn.

Er zijn natuurlijk allerlei variaties op deze vraag, maar stel tenminste altijd een vraag die de aandacht naar het hier en nu brengt. Een check-in vraag als ‘Wat heb je dit weekend gedaan?’ kan hele leuke antwoorden opleveren, maar neemt waarschijnlijk de aandacht juist weg van het hier en nu. 

Neem even de tijd om bij jezelf na te gaan wat op dit moment je aandacht heeft. Afleidingen kunnen gedachten, gevoelens of fysieke sensaties zijn. Probeer niet iets te bedenken, maar probeer om zonder oordeel op te merken waar je aandacht is.

Misschien ben je met je gedachten en gevoelens nog bij het verkeer waar je vanmorgen net uit bent, of het overleg of dat telefoontje wat je net hebt afgerond. Misschien ben je eigenlijk afgeleid door iets wat op dit moment thuis speelt en je je afvraagt of dat wel goed gaat daar. Het kan ook zo zijn dat je al met je gedachten bij morgen zit, omdat er dan iets heel leuks of spannends staat te gebeuren.

Wat het ook is, het helpt om er bewust van te worden, en misschien wel om er hardop iets over te delen. 

We zijn allemaal samengekomen met een bepaald doel, daarvoor is een werkvorm gekozen en een begin- en eindtijd afgesproken. Het enige verschil dat we kunnen maken is door de kwaliteit van onze aanwezigheid te vergroten. Dus, kan je met aandacht aanwezig zijn? Is je energie beschikbaar voor de taak?

Voorbeeld 1

Zonder dat je er een goede verklaring voor hebt, merk je op dat er wat chagrijn in je is. Probeer het niet per se te verklaren, te veroordelen, uit te leven of te onderdrukken. Benoem wat je opmerkt. Het gevoel is nu gezien, opgemerkt, en hoefde niet weg. Waarschijnlijk zakt het gevoel al. Zo niet, dan is in elk geval de kans groot dat door het opmerken jij meer controle over het chagrijn hebt, i.p.v. het chagrijn jou de baas is.
________________________________

Voorbeeld 2

Je hebt slecht geslapen omdat jouw buren tot diep in de nacht een feestje vierden. Je voelt je moe. Door dit kort bewust te worden en te benoemen, weten je collega’s ook beter waar je uithangt. Mocht je tijdens het overleg zitten te gapen, dan weten ze waar het waarschijnlijk mee te maken heeft, en zullen ze het minder snel persoonlijk nemen.
________________________________

Voorbeeld 3

Je bent onlangs verkozen als facilitator in deze cirkel. Dat vind je best spannend, want dat betekent dat je soms collega’s moet gaan afkappen. Jouw intentie is om er toch om te gaan oefenen en wil iedereen eraan herinneren dat als je gesprekken afkapt, dat niet persoonlijk is, maar jouw rol is om te doen. Benoem dit vooraf, de kans is groot dat je collega’s meer bewust zullen omgaan met hun gedrag en je zullen steunen.
________________________________

Het inchecken lijkt soms een beetje ‘overdone’, maar bewijst toch vaak een waardevol rondje te zijn. Inchecken is een strategie van vertragen om te kunnen versnellen. Het hoeft niet lang te duren, en het hoeft ook helemaal niet briljant te zijn. Als er geen afleidingen zijn en je voelt je voldoende present, dan kan jouw check in heel kort zijn. 

Overigens, de check-in is geen ritueel dat we ‘doen om te doen’. Het kan zo zijn, dat je (om welke reden dan ook) ontdekt dat je niet kan instappen in de gezamenlijke context van het overleg. Stap dan niet in, dat zou ook een uitkomst kunnen zijn!

Voorbeeld 4

Je merkt dat de waarde van het overleg niet kan opwegen tegen de afleidingen die er voor jou zijn. Benoem wat je je realiseert en geef aan dat je daarom nu kiest om goed voor jezelf te zorgen en niet aan (het gehele) overleg zal deelnemen (maar bijvoorbeeld wel voor een specifiek agendapunt).
________________________________

Behalve de vraag ‘Kan ik met aandacht aanwezig zijn?’, kan je je ook de vraag stellen ‘Is dit overleg mijn aandacht waard?’. Als iets voor jou niet de moeite waard is om met aandacht gedaan te worden, doe het dan niet!!

Tijdens het inchecken is er eigenlijk maar één spelregel (die de facilitator zal bewaken): Iedereen krijgt één voor één de ruimte om in te checken, zonder onderbreking of discussie. De persoon die incheckt is hard aan het werk, die probeert namelijk contact te maken met waar zijn of haar aandacht naartoe gaat. Afleidingen helpen dan niet. Dus hoe verleidelijk ook, probeer niet in reactie op de check-in van een ander dat grapje te maken of een gesprek te beginnen. Bewaar dat voor een ander moment. De veilige ruimte aan anderen geven betekent ook de veilige ruimte krijgen.

Check-out

De check-out is een perfecte gelegenheid om een beetje uit te zoomen en gezamenlijk te reflecteren en leren van hoe we eigenlijk samenwerken. Voor veel teams een gewoonte waar maar schaars tijd voor wordt gemaakt.

Daarnaast word je uitgenodigd om tijdens de check-out alles te zeggen wat er nog gezegd moet worden om goed weg te kunnen gaan, zodat je ook weer met aandacht aanwezig kunt zijn in de volgende context (en niet half met gedachten nog bij dit overleg zit).

Het is weer een rondje waarin iedere deelnemer één voor één de ruimte krijgt om hardop het overleg goed af te sluiten. Het is behulpzaam om als facilitator een check-out vraag mee te geven. Enkele voorbeelden:

Het kan betekenen dat iemand nog wel hardop een vraag uitspreekt, omdat die bijvoorbeeld nu pas opkomt, maar als facilitator geef je niet de ruimte om daar een gesprek over te laten ontstaan. Vraag stellen mag, antwoord verwachten in de check-out niet. Het gaat om het afsluiten van het overleg. Bewaar daarom je impulsen om op anderen te reageren voor een ander moment.