De meta-valkuil van besluitvorming, en hoe Holacracy die voor je dicht

De meta-valkuil

Veel mensen zijn bang dat zelforganisatie betekent: eindeloos gesteggel over hoe we dingen gaan organiseren, bij een gebrek aan hiërarchie. En dat is logisch, want iedereen kent de tergende vergaderingen waarin alsmaar niets wordt besloten, bijvoorbeeld omdat (alweer) ter discussie wordt gesteld hoe de beslissing genomen moet worden. Je zou denken: als er niet één iemand is die de knopen doorhakt, wordt dit probleem alleen maar groter.

Maar het is de vraag of dat zo is. Goede zelforganisatie kán het probleem ook oplossen. 

Hiërarchische organisaties hebben op papier helderheid over de besluitvorming –de baas beslist– maar werken in de praktijk vaak met het zoeken naar consensus via complexe processen met commissies, of het is een politiek spel om iets voor elkaar te krijgen. Soms is het ter discussie stellen, of beïnvloeden van het proces zelfs een uitstekende strategie om te krijgen wat je wil! 

Bij zelforganisatie ligt de valkuil vooral aan het begin op de loer. Want zodra je de vraag stelt, ‘hoe willen we eigenlijk beslissingen maken?’, is het immers niet meer (per se) duidelijk hoe je moet beslissen óver de besluitvorming.
Maar zelforganisatie, door z’n focus op processen en helderheid, heeft ook de potentie om het politieke spel rond besluiten eindelijk een halt toe te roepen (Hoe? Lees hieronder ‘Het dichten van de meta-valkuil’.)

Voorbeeld

Ik woon sinds een jaar in woongroep De Warren, waar we samen ons eigen pand hebben ontworpen.

Lang voordat we er woonden waren we ons aan het voorbereiden op het samenwonen. De commissie ‘Sociale Architectuur’, waar ik me bij aansloot, had een reeks sociale vragen van het bestuur gekregen om te beantwoorden. Zoals: Hoe beheren en reserveren we de gezamenlijke ruimtes? Welke spullen gaan we delen? Hoe doen we dat? Wat doen we als er conflicten ontstaan? Etc.

Een cruciale vraag zat er niet tussen:

Hoe maken we beslissingen?

De commissie dacht dat deze vraag wel erg belangrijk was, en ging op onderzoek uit naar manieren om collectief tot besluiten te komen. Algauw kwamen ze uit bij modellen als Sociocratie en Holacracy. De commissie leek het een goed idee als de woongroep met een dergelijke methode zou gaan werken.

Maar.. hoe zou de woongroep daarover gaan beslissen? Moest de commissie dit voorleggen aan het bestuur en kiest het bestuur dan of we het doen, en zo ja, welke methode? Of ligt deze beslissing bij alle leden gezamenlijk (in de ALV)? En als alle leden moeten meebeslissen, hoe besluiten we dat dan? Gaan we erover stemmen of gebruiken meteen een consentmethode?
Of.. heeft de commissie de facto het mandaat gekregen om dit soort keuzes te maken, en gaat het dus zelf beslissen? En zo ja.. hoe dan? Kiest de commissie een persoon uit hun midden die de knoop doorhakt? En hoe kiezen we die persoon dan? Mag onze bestuursvertegenwoordiger de knoop doorhakken, of daar iemand voor aanwijzen? Of is dat niet zo zelfsturend, en kunnen we beter meteen een consentmethode hiervoor gebruiken?
EN HOE BESLISSEN WE DAAR DAN WEER OVER?
Et cetera..

(Lees hoe het afloopt bij ‘Het dichten van de meta-valkuil’.)

De valkuil als politiek spel

De valkuil wordt verergerd wanneer het geen theoretische vraag is, maar je midden in een besluit zit. Dan gaan mensen argumenten aandragen voor een bepaalde besluitvorming, niet omdat ze op principiële gronden vinden dat het besluit zo moet worden gemaakt, maar omdat ze verwachten dat die route bij dit besluit voor hun voorkeur goed uitpakt.

Bijvoorbeeld: Een organisatie breidt uit, en gaat een nieuwe locatie zoeken voor het tweede kantoor. Saïda vindt dat Lin hierover mag beslissen, omdat ze het eens is met Lin over de locatie-keuze. Maar Johanna vindt dat erover gestemd moet worden, omdat ze de indruk krijgt dat een meerderheid het met haar eens is. 

Op deze manier word je het nooit eens over de manier waarop, omdat je het niet eens was over een besluit dat nu toevallig relevant is.

Het dichten van de meta-valkuil

Bij De Warren werd het vraagstuk “Hoe maken we beslissingen?” (zie bovenstaand voorbeeld) gaandeweg opgelost, doordat de groep vertrouwen had in de input de commissie Sociale Architectuur. Toen we erin trokken zijn we het gewoon gaan proberen, en het bevalt nog steeds!

Want het mooie aan Holacracy is: nadat je er eenmaal voor gekozen hebt, is de meta-valkuil gedicht. Je kiest zelf hoe je organisatie eruit ziet, maar hóe je dat kiest, dat is tenminste duidelijk.
Iedereen kan nog steeds van alles ter discussie stellen over hoe de besluitvorming loopt:

Maar je hebt nu één heldere route om dit aan te kaarten. Als jij vindt dat het anders moet, maak je een voorstel om het te veranderen (of verhelderen). Vervolgens staat het vast met welk proces jouw voorstel wordt behandeld. Dat gaat kortweg zo: iedereen mag bezwaren maken, maar die moeten aan een aantal criteria voldoen. Is een bezwaar geldig, dan wordt hij geïntegreerd in het voorstel.
Belangrijk is ook dat in dit proces er geen mogelijkheid is om te zeggen: “We weten het nog niet, laten we de volgende keer verder praten.” Er komt altijd íets uit, al kan het iets anders zijn dan je oorspronkelijke voorstel (na input van anderen).

Er zijn ook veel beslissingen die niet op deze gezamenlijke manier hoeven, want mensen die een rol vervullen krijgen veel autonomie om dit naar eigen inzicht te doen. Dus gaat jouw rol erover? Voel je vrij de knoop gewoon door te hakken!

Grondwet

Holacracy bereikt die helderheid door te werken met één grondwet die voor alle Holacracy-gestuurde organisaties hetzelfde is. Daarin staat niet welke rollen en cirkels jouw organisatie moet hebben, of wie waarover gaat, er staat ook niet welke beslissingen in welke cirkel thuishoren, of wat er precies collectief moet worden besloten.**
Maar alle meta-regels staan erin, zoals:

Door jarenlang experimenteren met verschillende vormen van besluitvorming, en doorontwikkelen met input van heel veel organisaties, heeft deze grondwet mijns inziens écht alle gaten gedicht, en kun je dus in één klap van je meta-valkuil af zijn.

Bij het ondertekenen van de grondwet neem je al deze regels aan, en kun je erop terugvallen. 
Natuurlijk is het een leerweg om die regels onder te knie te krijgen, en dat is niet van de ene op de andere dag gebeurd. (Lees hier meer over hoe je dat in 5 stappen doet.)
Maar je ontwikkelt met z’n allen een sensor voor: ‘Waarom is dit besluit zo ingewikkeld?’ En denkt dan algauw: ‘Ah, we hebben het nog niet verhelderd!’ Dan is het al snel opgelost: iemand maakt een voorstel om het te verhelderen, en daarna loopt het besluit soepel (óf het ligt bij een rol, die maakt het besluit, óf het wordt collectief besloten via het vaststaande collectieve proces).****

Er zijn veel manieren om zelforganiserend te worden, maar wil je zo snel mogelijk van de stagnerende meta-meta-(meta-)discussies af? Begin dan bij de Holacracy-grondwet, en kijk waar je heen evolueert. Je kunt er nog alle kanten mee op, maar nu ben je tenminste onderweg!

Voetnoten

*Maar niet altijd! Zie voetnoot 4 (****).

** De grondwet schrijft wel gedeeltelijk voor wat er collectief wordt besloten (als je ‘m volledig aanneemt): namelijk alle wijzigingen aan de governance (per cirkel). Maar met die governance kun je nog meer dingen vastleggen als iets waar collectief over besloten wordt.

*** Voor de Holacracy-nerds: in de grondwet staat dat je het format van één type vergadering niet mag aanpassen: de Governance meetings. Wanneer je daaraan gaat sleutelen zou je zomaar het zelforganiserende karakter van je organisatie kapot kunnen maken. Dit proces vormt de kern van wat Holacracy Holacracy maakt. In de praktijk bij De Warren merken we dat dit proces toch wat kleine tweaks nodig heeft om het werkbaar te maken voor bijvoorbeeld grote groepen (40 – 50), en de specifieke woongroep-context. We laten het proces wel in de geest hetzelfde: iedereen mag voorstellen doen, en iedereen kan bezwaren maken.

**** Kanttekening: er is één andere belangrijke reden waarom besluiten moeizaam kunnen verlopen: er is iets gaande in de onderstroom (de groepsdynamiek en menselijke kant), dat zich uit in de ‘bovenstroom’ (de praktische, operationele kant). In dat geval is er een ander proces nodig, ook dat is iets dat je met z’n allen kunt leren herkennen. 
Dit is een aspect van organiseren en samenwerken dat expliciet buiten Holacracy ligt. Dat wil niet zeggen dat het onbelangrijk is. Een Holacracy-gestuurde organisatie doet er goed aan om daar ook een vorm voor te kiezen, zoals System Centered Training, Deep Democracy of Sharing circles. Lees hier meer.