Door zelforganisatie innovatiever in de zorg

Een bedrijf opzetten zonder managers

Het Luscii-team heeft na de verzelfstandiging maximale focus en ruimte dingen op hun eigen manier te organiseren. Joris Janssen kreeg de vrijheid om het digitale team naar een volgend level te brengen. Hij koos voor zelforganisatie omdat hij daar al van geproefd had bij een startup en bij grote bedrijven had geleerd hoe hij een team niet wilde leiden. Door de keuze voor zelforganisatie werd hij geen manager. “Wat een verademing! Je hoeft niet meer te kijken of iedereen wel gelegenheid heeft om te doen wat hij moet doen. Zelforganisatie is eng als je niet goed bent in loslaten. En dat kan ik wel goed.” vertelt Joris.

Wel structuur nodig

“Toen er een structuur nodig was om op eigen benen te staan en zelforganisatie vorm te geven was Holacracy® een logische stap. We moesten bovendien gewoon íets hebben. En we wilden iets nemen wat anderen ook al deden. Een grote organisatie zoals Zappos had het ook al gedaan en Ruben Timmerman van Springest is hier geweest.

Zeker als alles nieuw is, is er behoefte aan structuur. Sommige medewerkers waren zelforganiseren al gewend, maar er kwamen ook tien mensen uit de oude tak mee. Juist voor die mensen was Holacracy een goede brug doordat de structuur het zelforganiseren overzichtelijk maakte.”

Koen Bunders begeleidde Luscii bij de eerste stappen naar gestructureerde zelforganisatie. “De implementatie in de cirkels waar ik betrokken bij was ging heel voorspoedig. Ik denk dat de duidelijke keuze van Joris en Daan voor dit gereedschap daar heel erg bij geholpen heeft. Ze laten zien dat ze de nieuwe spelregels ook zelf toepassen. Ze geven andere rollen de ruimte om volledig eigenaarschap te nemen van die rol en zijn zelf ook aanspreekbaar op hun eigen rol(len). Die vorm van leiderschap helpt enorm.”

“Voor anderen was het echter alsof ze een stap terug moesten doen; alsof er teveel structuur kwam. De nadruk ligt bij de start best wel op de overleggen en dat rook naar ‘overhead’.
Mensen hadden misschien nog niet door dat ze dat zelf op kunnen lossen. Ze ervoeren de afspraken als iets wat opgelegd werd, terwijl het juist zo is dat de afspraken bevrijdend zijn. Binnen de afspraken heb je vrij baan en je hebt een proces waarlangs je elke kleine of grote ontevredenheid kunt oplossen.”

Zelforganiseren leren onder professionele begeleiding

“Koen Bunders van Energized.org heeft twee grotere cirkels bij ons begeleid. Daarnaast is er nog een subcirkel, die zelf aan de slag ging. Ik ben heel blij met wat Koen heeft gedaan. De meerwaarde van begeleiding is dat je het écht in de vingers krijgt. Je kunt wel lezen hoe het werkt en het ook snappen, maar vervolgens moet je het gewoon gaan proberen. Iemand met ervaring – zoals een Holacracy coach – houdt je dan scherp en ziet de valkuilen. Ik denk dat als we geen begeleiding hadden, dat we in valkuilen waren blijven hangen. Misschien waren we zelfs wel gestopt.

Je kunt niet alles uit de grondwet halen. Die gaat alleen maar over het werk dat georganiseerd moet worden. Dus mensen moeten zich bewust zijn van het onderscheid tussen persoon en rol. Ook hulp met het schrijven van goede policies of op het juiste moment voorstellen om een nieuwe cirkel te maken zijn echt dingen waar we Koen voor nodig hadden.”

De overgang van traditionele structuur naar zelforganisatie

“De mensen in het kantoor in Driebergen waar Luscii eerst onderdeel van was, zeggen weleens dat ze het super vreemd vinden. Sommigen doen er zelfs wat lacherig over. Ik denk dat er misschien zelfs wel mensen zijn die ons intern voor gek verklaren. Het is wel even schakelen. Mensen in meer traditioneel gestructureerde organisaties hebben er natuurlijk behoefte aan om het te plaatsen in hun mentale model van een traditionele hiërarchie. We krijgen bijvoorbeeld de vraag wie de HR-manager is. Maar wij splitsen al die operationele taken en wij maken hier bijvoorbeeld een rol die over het uitsturen van facturen gaat. Omdat wij doorlopend onze organisatie aanpassen aan wat nodig is, gebeurt het bij ons weleens dat er een persoon van rol wisselt. Ik denk dat door deze rollen, iedereen zich juist kan ontwikkelen zoals hij of zij dat wil en kan doen waar hij goed in is. Als de administratierol van rolvervuller wisselt kan dat voor iemand buiten de holacratische organisatie natuurlijk verwarrend zijn.

Als ik vanuit mijn huidige perspectief kijk, dan merk ik hoe vermoeiend een traditionele manier van werken is. Ik kan nooit meer terug. Ik zou nooit meer kunnen werken in een structuur die niet zoveel duidelijk biedt als Holacracy. Waarom zou je dat willen?”

Ook Koen ziet dat de organisatie zich goed ontwikkeld. “Nu de leden van de organisatie het gebruik van het nieuwe gereedschap voor zelforganisatie in de vingers hebben, ben ik benieuwd te zien hoe ze het gaan gebruiken. Onlangs kwam een lid van het Luscii team bij me met een spanning over hoe de organisatie historisch vorm had gekregen en hoe dat vandaag de dag spanning opleverde. Als coach heb ik haar verschillende mogelijkheden aangereikt waarop ze zelf de spanning van haar rol zou kunnen verlichten of zelfs oplossen door daarvoor een voorstel te maken. Het was prachtig om te zien hoe zij opleefde van het idee dat dit probleem nu eindelijk eens opgelost kon worden. Tot mijn grote vreugde hoorde ik dat zij haar voorstel onlangs ook heeft ingediend en dat het werd aangenomen! Holacracy maakt het erg makkelijk om spanningen snel, veilig en betrouwbaar op te lossen. Zelfs als het voorstel veel impact heeft. Als er tijdens de besluitvorming geen reden gevonden kan worden waarom het voorstel schade veroorzaakt, dan wordt het voorstel aangenomen. De praktijk gaat dan laten zien of het goed werkt, aanpassen kan altijd weer.”

Meer brainpower

Je moet jezelf als organisatie wel de ruimte geven om te kunnen veranderen. Zeker voor een bedrijf als wij is dat heel belangrijk. We moeten zoveel ontdekken. Het is fijn dat verschillende mensen vanuit verschillende perspectieven kijken naar hoe we het beste de markt kunnen bedienen. Dan heb je simpelweg meer brainpower om aan de organisatie te werken.