In- en uitchecken met grote groepen

Het waarom van check-ins en check-outs

In veel vergaderstructuren die voorkomen in zelforganiserende modellen, zoals Holacracy en Sociocratie, zijn check-ins en check-outs standaard ingebouwd. En ook andere gespreksvormen, zoals Geweldloze Communicatie, of System Centered Training, gebruiken een manier om aandacht te besteden aan de overgangen in- en uit de bijeenkomst.

Toen ik net met deze vormen in aanraking kwam, moest ik eraan wennen om hier tijd voor te nemen. Met een focus op productiviteit en efficiëntie kan het traag voelen om dit te doen. Maar hoe vaker ik het ervaarde, hoe meer ik de waarde ervan inzag. Plotseling ga je het missen wanneer het een keer wordt overgeslagen. Je merkt dat je eigenlijk nog niet helemaal aanwezig bent, of je beseft je achteraf dat je een kans gemist hebt om een mooie reflectie te delen waar iedereen van had kunnen leren. Het voelt niet meer als tijdverlies, maar als een essentieel onderdeel om alle waarde uit je bijeenkomst te kunnen halen.

Maar wat als je geen vergadering houdt van zo’n 10 mensen, maar een grote bijeenkomst? Misschien een Algemene Ledenvergadering van een grote vereniging, of zelfs een conferentie met duizenden deelnemers?

De verleiding is groot om check-ins en -outs met grote groepen weg te laten, want hoe meer mensen, hoe meer tijd het kost. Als je 30 mensen allemaal één minuut aan het woord laat, ben je een half uur verder! 
Maar je hoeft ze niet over te slaan. Er zijn gelukkig manieren om de tijdsduur te beperken, terwijl je toch de vruchten plukt van het zorgvuldig maken van de overgang.

In deze blog leg ik uit hoe een check-in en check-out eruit zien, en hoe je hetzelfde idee kunt gebruiken in hele grote groepen.

Hoe zien een check-in en check-out eruit?

Zowel een check-in als een check-out zijn een ronde langs elke aanwezige, die een moment krijgt om te delen, zonder dat iemand reageert of ze onderbreekt.
Bij een check-in is het doel om te delen hoe je erbij zit, zodat je je afleidingen achter je kunt laten. Bij een check-out is het doel om te reflecteren op de bijeenkomst, en ervan te leren. Verschillende vragen of prompts worden gebruikt. 

Voorbeelden voor check-in prompts:

Voorbeeld voor check-out prompts:

Hoe pas je ‘m aan voor een grote groep?

Er zijn twee manieren om een grote groep mensen allemaal een moment van aandacht te geven:

1. Geef iedereen heel weinig tijd, bijvoorbeeld door ze te vragen om maximaal één woord.
2. Verdeel de groep in kleinere groepen, zodat die onderling een volledige ronde doen.

Wat details over beide aanpakken:

1. Geef iedereen heel weinig tijd
Met de juiste instructies kun je een volledige ronde maken die toch niet te veel tijd kost. Je kunt iedereen vragen om maar één woord te gebruiken als antwoord op de vraag, of zelfs alleen een gebaar over hoe ze erbij zitten. Bijvoorbeeld: vraag iedereen om aan te geven hoeveel energie ze hebben door hun hand hoog, laag of ergens tussenin te houden. Eventueel pik je er twee of drie mensen uit om iets meer te delen, die verschillende subgroepen kunnen representeren.

Voordelen
Het voordeel van deze vorm is dat iedereen de stem van elke andere aanwezige een keer gehoord heeft, het geeft elke aanwezige een indruk van hoe elke andere persoon is binnengekomen.

Nadelen
Het geeft heel weinig ruimte aan elk individu, wat wellicht niet voldoende is voor iedereen om echt te landen.

Het schaalt niet naar héle grote aantallen.

Als je dit met 50+ mensen doet, kost het nog steeds veel tijd.

1. Geef iedereen heel weinig tijd

Met de juiste instructies kun je een volledige ronde maken die toch niet te veel tijd kost. Je kunt iedereen vragen om maar één woord te gebruiken als antwoord op de vraag, of zelfs alleen een gebaar over hoe ze erbij zitten. Bijvoorbeeld: vraag iedereen om aan te geven hoeveel energie ze hebben door hun hand hoog, laag of ergens tussenin te houden. Eventueel pik je er twee of drie mensen uit om iets meer te delen, die verschillende subgroepen kunnen representeren.

Voordelen
Het voordeel van deze vorm is dat iedereen de stem van elke andere aanwezige een keer gehoord heeft, het geeft elke aanwezige een indruk van hoe elke andere persoon is binnengekomen.

Nadelen
Het geeft heel weinig ruimte aan elk individu, wat wellicht niet voldoende is voor iedereen om echt te landen.

Het schaalt niet naar héle grote aantallen.

Als je dit met 50+ mensen doet, kost het nog steeds veel tijd.

2. Verdeel de groep in kleinere groepen

Een andere oplossing is om de groep te verdelen in kleinere groepen, die onderling een volledige check-in doen. Je kunt zelf kiezen hoe groot de groepen zijn, en daarmee een balans vinden tussen hoe lang het duurt, en hoeveel andere perspectieven iedereen te horen krijgt. Het zou bijvoorbeeld in een check-out zwaarder kunnen wegen dat je veel mensen hoort, zodat je meer leeropbrengst verspreid in de groep, waardoor een iets grotere groep het meeste oplevert. Terwijl in een check-in het grootste belang is dat iedereen genoeg tijd krijgt om te landen: hoe kleiner de groep, hoe meer tijd er per persoon is. In een groep van 30 – 50 mensen gebruik ik voor een check-in bijvoorbeeld groepjes van 2 à 4, en voor een check-out eerder 5 à 7.

Aandachtspunten
Bij grote gezelschappen is het raadzaam te timen, en bij voorbaat duidelijk aan te geven hoeveel minuten er zijn voor de check-in of -out.

Je kunt elke groep vragen één persoon als procesbewaker aan te wijzen, die zorgt dat binnen de gestelde tijd iedereen aan het woord is geweest, en anderen niet reageren of onderbreken.

Voordelen
Deze oplossing schaalt naar héle grote aantallen. Dit kost op een conferentie met duizend deelnemers even veel (of weinig) tijd als met een groep van twintig.

Je kunt zelfs met een check-in van 5 minuten iedereen voldoende tijd geven, door de groepsgrootte klein genoeg te maken.

Nadelen
De deelnemers horen niet alle andere deelnemers spreken, en hebben dus niet van iedereen een beeld van hoe ze erbij zitten.

Niet alle groepen zijn even snel klaar, en/of in sommige groepen wordt het proces wellicht niet goed gefaciliteerd, waardoor de spreektijd van sommigen in het geding komt. (Wanneer de groep meerdere keren samenkomt, worden mensen hier vanzelf beter in.)

Conclusie

Onderschat de impact niet van het houden van een check-in en check-out bij elke bijeenkomst, en doe het altijd, hoe groot je groep ook is, want veel tijd hoeft het niet te kosten!