Het kan! ISO certificering halen op basis van Holacracy®

ISO9001:2015 is een internationale norm voor kwaliteitsmanagement. De norm beschrijft waar een organisatie minimaal aan zou moeten voldoen om het mogelijk te maken dat processen worden beheerst en producten systematisch worden verbeterd. Klanten van PRO6 managers vragen in aanbestedingen geregeld om dit certificaat en het team zelf wilden het certificaat graag binnenslepen. Maar Holacracy kent ook eigen processen. Dan verwacht je dat dat botst.

Kwaliteitsguru

Mayella van Vliet heeft binnen PRO6 managers de rol ‘Kwaliteitsguru’ en was dan ook de aanjager voor het binnenhalen van de certificering. Zij vertelt over het raakvlak en het spanningsveld tussen Holacracy en ISO9001:2015 certificering.

“De ISO norm richt zich met name op het aantonen dat processen zijn geborgd. De basis van Holacracy is gedistribueerd leiderschap, wat er op neerkomt dat een rolvervuller zelf mag weten hoe hij zijn rol vervult. Die vrijheid van rolinvulling betekent dat dit een systeem is waarbij tijdens elk roloverleg een rol over de kop gegooid kan worden. Daartegenover staat de ISO norm waarin aantoonbaar processen geborgd moeten worden. Dat is wel een spanningsveld.”

Hoe Holacracy en de ISO-norm elkaar versterken

Tegelijk zijn er raakvlakken. Holacracy is heel expliciet door de Governance (waar precies in is vastgelegd wat van iedereen verwacht mag worden). Wat dat betreft sluiten Holacracy en ISO dus weer heel goed op elkaar aan.

“In de 2015 versie van de ISO norm wordt, ten opzichte van de 2008 versie, meer nadruk gelegd op de meerwaarde die je aan je klant levert en aan het aspect continue verbetering van de organisatie. Dit sluit goed aan op het purpose-driven aspect van Holacracy. Toen we deze overeenkomsten gevonden hadden, werd het gemakkelijker om de praktische spagaat waar we in zaten op te lossen. We moesten in het vormgeven en vastleggen van het kwaliteitssysteem altijd zoeken naar de balans tussen vastleggen dát iets gedaan wordt, maar niet tot nauwelijks vastleggen hoé iets gedaan moet worden. Dat is immers aan de rolvervuller zelf. Een project dat mede voortgekomen is uit het toepassen van de norm en feedback van onze auditoren, is het meten van en sturen op voortgang op onze purpose Samen Beter Bouwen. Want zo’n purpose klinkt leuk, maar wat doen we er in de praktijk mee bij onze klanten?”

PRO6 managers pionieren op verbinding Holacracy en ISO normering

De ISO-norm is een internationale norm. Ook Holacracy heeft inmiddels wereldwijd bekendheid. Toch zijn er nog geen andere organisaties gevonden die ook deze ISO-certificering hebben ontvangen terwijl ze hun eigen organisatie volledig volgens Holacracy organiseren. Die combinatie is dus uniek.

Mayella van Vliet vertelt over de drijfveren voor PRO6 managers. “Het is voor ons eigenlijk vrij natuurlijk verlopen. Omdat ons bureau gegroeid is, kwam er steeds meer behoefte om ons kwaliteitsmanagement een boost te geven. Daarnaast voeren wij soms opdrachten bij klanten uit die advies over kwaliteitsmanagement bevatten. Dan wil je het in eigen huis ook goed voor elkaar hebben. En wat is daar nu een betere test voor dan een internationale kwaliteitsnorm? Ook vragen steeds meer opdrachtgevers van ons om een dergelijk certificaat. We zijn dus vanuit zowel interne als externe spanningen gemotiveerd.”

Procescirkels rondmaken

“Doordat er geen kant-en-klare voorbeelden van andere organisaties waren, werden we gedwongen om de norm extra goed uit te pluizen om de bedoeling achter de hoofdstukken van de ISO norm te vinden. Op een gegeven moment ontstond het inzicht dat het niet gaat om stroomschema’s, maar om een stabiele organisatie waarin procescirkels rond gemaakt worden. Dat was een doorbraak: toen konden we echt aan de slag. Achteraf gaven onze auditoren ook terug dat die manier van implementeren effectiever is dan dat je een voorbeeld van een andere organisatie overneemt. We hebben nu echt onze organisatie en onze doelen centraal kunnen stellen.”

Nog completere uitvoering van Holacracy door de ISO-norm

“Het certificeringstraject heeft PRO6 naar mijn mening een stuk vooruit geholpen naar een nog meer volwassen organisatie. Sinds de invoering van Holacracy hadden we al veel stappen gemaakt, zoals het vastleggen wie waarvoor verantwoordelijk is. Bij de audits konden we al meteen tegen de auditor zeggen: ‘kijk, hier is zichtbaar welke rol dat regelt’.

Andere zaken deden we al wel onbewust, maar legden we nog niet vast. Zoals bijvoorbeeld leveranciersbeoordelingen: vorig jaar waren we voor een bepaalde kantoordienst overgestapt naar een andere leverancier. Maar die beoordeling was nergens vastgelegd, de rolhouder had dit besluit zelf, met het mandaat dat hij heeft, genomen. Nu worden dat soort zaken gepland, vastgelegd en voor iedereen inzichtelijk gemaakt in DemingDesk. Dat is de tool die we zelf hebben ontwikkeld waarin allerlei ‘bronnen voor spanningen’ worden beheerd zoals risico’s, klanttevredenheidsonderzoeken, leveranciersbeoordelingen, klachten enzovoort.

Er zijn inhoudelijk dingen gewijzigd en toegevoegd aan onze werkzaamheden, zoals het houden van audits en vastleggen van risico’s, kansen, het omzetten van dit soort zaken naar verbetervoorstellen van de organisatie. De manier van werken is niet gewijzigd, we volgen nog steeds de Holacracy spelregels en houden dezelfde overleggen. Wat ik knap vind – en wat ook door CIIO (certificerende instantie) is aangemoedigd – is dat we geen zaken doen die puur voor het certificaat zijn. Alles wat is toegevoegd, zoals vastleggen klanttevredenheidsonderzoeken, is wel geïnitieerd vanuit de norm, maar doen we omdat PRO6 er een betere organisatie van wordt. Die mindset is – vanuit het gericht zijn op onze purpose – als vanzelfsprekend ook in het proces van certificering zichtbaar geworden.”