Beginnen met Holacracy®: 4 tips voor de eerste rollen en verantwoordelijkheden
Dus je wilt beginnen met Holacracy en je eerste cirkel of cirkels heb je gevormd. En nu?
Met Holacracy evolueert de organisatie op basis van spanningen. Dat gebeurt niet alleen op het niveau van eerstvolgende acties, projecten en rollen. De spanningen zorgen ook voor input op het niveau van strategie en purpose. Dus begin met het neerzetten van iets wat werkbaar is voor nu.
Zorg vervolgens dat je openstaat voor spanningen en ze zelf ook waarneemt. Die kun je dan in het systeem brengen door Holacracy regels te gebruiken.
Aan het begin van je Holacracy avontuur raden we je aan om te focussen op het maken van een set rollen en verantwoordelijkheden die gebaseerd zijn op de huidige realiteit.
1. Focus op het werk, niet de mensen
Maak je nog niet druk over wie momenteel wat doet. Kijk enkel naar het werk dat gedaan moet worden in de organisatie en vooral naar doorlopende activiteiten. Dat zijn werkzaamheden die niet alleen vandaag uitgevoerd worden, maar die je volgende week, volgende maand en daarna waarschijnlijk ook nog uitvoert. Het zou kunnen zijn dat iemand anders die activiteiten gaat uitvoeren in de toekomst. Misschien ontdek je dat het werk van één rol wordt uitgevoerd door twee mensen. Dat is prima. Het is dan nog steeds een rol, maar met twee rolvervullers. Of misschien vervult een persoon wel drie rollen. Dat is ook goed.
2. Focus op de accountabilities, niet op de rollen
Een rol is in feite maar een etiket dat je op een verzameling verantwoordelijkheden plakt, die van nature goed bij elkaar passen. Definieer eerst de verantwoordelijkheden (de doorlopende activiteiten). Verzamel ze (onthoud dat het niet gaat om wie het doet, maar om de aard van het werk). En dan pas geef je deze verzameling een etiket. Dat etiket is de naam van de rol. Enkel een naam, er zit verder geen enkele waarde aan en je bedenkt hem pas op het laatst. Geef de rol een beschrijvende naam en probeer ‘oude’ namen, zoals manager of CEO, buiten beeld te laten. Probeer te beschrijven watvoor werk er door de rol gedaan wordt. De ‘oude’ namen zijn vaak, als je kijkt naar het werk dat gedaan wordt, eigenlijk meerdere rollen en dat staat dus in de weg van je focus op de verantwoordelijkheden van je de rol die je wilt maken.
3. Focus op de huidige realiteit
Focus je niet op de theorie, wat je denkt dat de toekomst zal brengen of hoe het idealiter zou moeten zijn. Je moet juist niet gaan ontwerpen. Start met waar je daadwerkelijk nu mee bezig bent. Laat vervolgens spanningen de veranderingen en de ontwikkeling van je organisatie in gang zetten. Dit kan best confronterend zijn. Het gaat erom dat je de realiteit in de ogen kijkt en evolutie stap-voor-stap laat gebeuren. Dit is detective werk, niet creatief werk.
4. Verzeker je er van dat de verantwoordelijkheden doorlopend of terugkerend zijn
Check nog eens of de verantwoordelijkheden die je hebt beschreven echt doorlopend zijn en steeds terugkomen. Het is geen werk dat je start en weer afrondt. Dat zijn namelijk acties en projecten. Check ook of de verantwoordelijkheden een werkwoord bevatten (bijvoorbeeld organiseren, schrijven, onderhouden, vormgeven, fotograferen etc.). Kijk voor voorbeelden maar eens bij de ‘accountabilities’ van HolacracyOne. Probeer onduidelijke werkwoorden te vermijden zoals managen en coördineren. Als je daar toch niet onderuit denkt te komen, vraag jezelf dan af ‘Wat doe ik eigenlijk als ik aan het coördineren ben?’. Als je dan meer specifieke activiteiten en werkwoorden kunt vinden, gebruik die dan. In geval van nood kun je eerst de minder heldere werkwoorden ook gebruiken tot er een spanning komt omdat het eigenlijk explicieter kan of moet omdat het niet helder is.
Hier zijn een paar goede voorbeelden van verantwoordelijkheden (doorlopende werkzaamheden):
- Het onderhouden van de website
- Materiaal voor de training ontwikkelen
- Meten en monitoren van tevredenheid van medewerkers
- Selecteren en boeken van trainingslocaties
- Documenteren en publiceren van trainingsvoorwaarden
Ervaring met het starten met Holacracy
We begrijpen trouwens best dat je je eerst zelf wilt oriënteren op Holacracy. Maar Holacracy moet je beoefenen. Je kunt het dus zien als een sport, die je wilt leren spelen. Dat ga je niet leren door alleen het spelregelboekje te lezen. Je moet het gaan doen. En je zult zeker vallen en weer opstaan. Je zult het veel sneller leren en minder weerstand treffen als je daarbij ondersteuning krijgt van een coach die het spel al door en door kent en heeft gezien hoe anderen daar met het leerproces omgingen.
Wil je weten wat onze Holacracy coaches voor je kunnen betekenen? Schroom dan niet om eens vrijblijvend contact op te nemen.
Je bent nu al een stap vooruit!
