Wat Enreach van 2,5 jaar Holacracy heeft geleerd

Het bedrijf heet Enreach, een naam die ze slechts twee weken geleden hebben gelanceerd (oktober 2019) als overkoepelende naam van een verzameling bedrijven. Het bedrijf begon als Voiceworks, heette later Within Reach Group en nu dus Enreach.

In 2020 opent Enreach een nieuw hoofdkantoor in Almere want inmiddels hebben ze, door de snelle groei, de medewerkers over drie panden moeten verdelen. Van een zolderkamer naar een groot kantoorpand met glazen wanden. Van twee dappere Hollandse jongens naar 760 medewerkers in verschillende landen. Allemaal met dezelfde opdracht ‘Create Contact Magic’ voor de ongeveer 2 miljoen eind gebruikers.

De beslissing om niet voor een traditionele managementhiërarchie te kiezen, maar voor Holacracy

Toen het bedrijf begon te groeien was het nemen van beslissingen een helder en overzichtelijk proces. Veel mensen waren betrokken bij dat proces. Naarmate er nog meer mensen bij het bedrijf gingen werken werd het nemen van beslissingen een steeds trager proces. Soms waren er wel 12 tot 15 mensen in de zaal, die het allemaal eens moesten zijn.

Stijn las toen het boek Getting Teams Done en besloot om samen met Koen de Holacracy Practitioner Training te gaan doen. Ze werden steeds enthousiaster. Ze hakten de knoop door en besloten dat het hele bedrijf volgens de Holacracy spelregels zou gaan werken. Daarom ondertekenden Stijn en Koen 2,5 jaar geleden de Holacracy grondwet als een signaal dat vanaf die dag nieuwe spelregels gelden.

Waarom Stijn en Koen kozen voor Holacracy:

– om het start-up gevoel vast te houden waarbij iedereen eigenaarschap pakt en initiatieven toont
– om de betrokkenheid van de medewerkers hoog te houden
– om iedereen de kans te geven om te groeien en zich zo goed mogelijk te ontwikkelen.

En ondertussen als bedrijf op te schalen!

Internationale groei

Nieuwe bedrijven werden gekocht en geïntroduceerd met de Voiceworks (nu Enreach) stijl van werken. Er kwamen nieuwe uitdagingen, teams werden samengesteld uit verschillende landen, en niet elk nieuwe bedrijf begon met Holacracy.

Daardoor ontstonden 3 ‘smaken’:
– Werken volgens de regels van Holacracy
– Traditionele managementhiërarchie
– Een mix: zelfsturend binnen het team, maar binnen een hiërarchische omgeving.

Dat leidt er toe dat 425 medewerkers nu met Holacracy werken. Hoewel Holacracy naadloos aansluit bij het DNA van het bedrijf, blijft het een middel om een doel te bereiken. Vandaar dat sommige bedrijven die gekocht worden, en die goed lopen met een managementhiërarchie niet gedwongen worden om hun werkstijl aan te passen.

Hoe medewerkers omgaan met de introductie van Holacracy

Toen Holacracy voor het eerst werd uitgelegd was er een groep mensen die direct enthousiast waren: de early adopters. Daarnaast was er een grote groep enthousiaste mensen die wel enthousiast waren, maar er ook nog aan moesten wennen. En een derde groep zei ‘dit is niet echt voor mij’.

Stijn vertelt, “Wat je nu ziet, is dat die groep mensen die zei ‘dit is niet echt voor mij’, zij hebben de organisatie verlaten. Inmiddels is het een essentieel onderdeel van ons wervingsproces geworden om te onderzoeken of potentiële nieuwe medewerkers met zelforganisatie uit de voeten kunnen, of niet.’

Borging van Holacracy in de organisatie

Om Holacracy en het doorgaande proces van Holacracy adopteren in een groeiende organisatie te borgen, heeft Enreach een paar belangrijke stappen gezet. Zo heeft Energized.org 8 interne coaches opgeleid. Die coaches ondersteunen nu medewerkers in de organisatie en nieuwe mensen.

Deze coaches zitten in de Self-organization and Change circle. Dat is de cirkel waar de meeste Holacracy-gerelateerde spanningen opduiken. Bijvoorbeeld ‘hoe gaan we om met de drie verschillende werkstijlen. Een andere belangrijke taak voor deze cirkel is om te zorgen dat de werving van nieuwe medewerkers aansluit op de behoeften van de organisatie.

Werving, selectie en inwerken van nieuwe medewerkers

Het inwerken van nieuwe medewerkers verloopt iets anders dan de meeste mensen gewend zijn. Vaak begin je bij een bedrijf op de eerste dag direct aan je kerntaken. Enreach biedt de nieuwe medewerkers een heel pakket met trainingen aan. Tijdens deze ‘opleiding’ doe je gedurende twee maanden allerlei verschillende trainingen.

Coach en HR-specialist Kim Helmer, “Dat voelt soms weleens als een autowasstraat. In die twee maanden krijgen medewerkers een enorme lading trainingen, coaching en informatie. Tijdens deze opleidingsperiode – die noemen we de academy – ligt de focus op het individu, het team en de rollen. Alle trainingen laten de medewerker wennen aan Holacracy en zelfmanagement. Daarnaast krijgen ze bijvoorbeeld training ‘hoe geef je feedback?’, en ‘waarom is feedback belangrijk in een zelforganiserend bedrijf?’. Ook krijgen ze ondersteuning op persoonlijk ontwikkelingsvlak.”

Kim vertelt, “Dat is een enorme investering. En het is noodzakelijk. Want als je geen manager hebt hoe ondersteun je dan ontwikkeling en het belang van ontwikkeling en doorgroeien?Hoe zorg je ervoor dat een medewerker enerzijds de behoeftes van de organisatie begrijpt en persoonlijke ontwikkeling doormaakt? Waar raakt dat elkaar en waar brengt het elkaar schade toe? Zoals je ziet zijn de nieuwe medewerkers de eerste paar maanden echt aan het landen in de organisatie waarbij ze aan gaan voelen wat er nodig is voor de organisatie en wat er van hen verwacht wordt. Dit zijn typisch HR-zaken waar je als snelgroeiend en zelforganiserend bedrijf mee te maken krijgt.”

Het afstemmen van persoonlijke doelen en organisatiedoelen

Anita Klaver is HR professional en kwam al bij Enreach toen ze besloten te beginnen met Holacracy.
Anita vertelt,”Enreach wil met Holacracy een door purpose gedreven bedrijf zijn. Zowel het bedrijf als de individuen, die er werken streven naar succes. Om succesvol te kunnen zijn, moet je onderzoeken wat de organisatie aan de individuen te bieden heeft, en andersom. Deze balans is de basis van alle HR activiteiten, zoals feedback stimuleren bijvoorbeeld.”

Take aways Holacracy bij Enreach

– het is een middel en geen doel op zich
– het draait om purpose, proces en gedrag
– heeft impact op alle HR processen
– lange termijn verandering

Dit verhaal werd gedeeld  tijdens de zelforganisatie en Holacracy Meetup van Energized.org bij Enreach in Almere op 14 oktober 2019.