Experimenteren en pionieren: bij bol.com heet Holacracy ‘Spark’

Spark is de bol.com-versie van Holacracy. Holacracy is een nieuwe manier van werken waarin de traditionele hiërarchie plaats maakt voor zelforganiserende teams. Hoewel Holacracy en Spark grotendeels overeenkomen zijn er een paar verschillen. Ten eerste de naam natuurlijk en ten tweede zijn er nog twee inhoudelijke verschillen.

Bij bol.com wordt geëxperimenteerd met verschillende werkvormen. Holacracy is daar één van. Dit experiment nodigde Energized.org uit om te zien hoe de implementatie van Holacracy zou werken bij zo’n grote organisatie. Een sterk staaltje pionierswerk dus.

Spannende stappen

Wat er interessant aan is, is dat Holacracy het beste tot zijn recht komt als je volledig all-in durft te gaan. De clou van Holacracy is juist dat er geen hogere managementlaag zou moeten zijn en die is er bij bol.com wel. Het schrappen van management en directie is natuurlijk doodeng. Bij bol.com gebeurt dat ook niet. Iedereen zit nog steeds met een been op een afdeling met een HR lijnmanager, terwijl er tegelijk in de dagelijkse praktijk wordt gewerkt in zelforganiserende teams. Op deze manier kan bol.com Spark geleidelijk invoeren, zonder direct basis HR zaken als beoordelen en belonen te hoeven vervangen. De toekomst zal uitwijzen of deze aanpak goed werkt voor bol.com en of op een dag alle bol.com-ers zullen sparken. Op dit moment groeit het aantal medewerkers dat sparkt rap.

What’s in a name?

De naam ‘Spark’ vervangt de naam ‘Holacracy’ bij bol.com. Ook vervangt het het woord ‘spanning’, wat een cruciale term is binnen Holacracy.

Een spanning = een verschil tussen hoe iets zou moeten zijn en hoe iets werkelijk is.
Het idee achter het benoemen van die spanning is dat je zonder waardeoordeel naar de situatie kunt kijken. Je speelt altijd open kaart en zorgt ervoor dat de spanning er uiteindelijk voor zorgt dat de situatie beter wordt.

Diederick Janse is Holacracy coach bij Energized.org en hielp bol.com met het opstarten van deze zelf-organiserende manier van werken. Hij herkent de weerstand voor het woord ‘spanning’ bij bol.com: ‘Voor mensen die wel enthousiast zijn is het moeilijk uit te leggen dat het benoemen van een ‘spanning’ dus heel fijn is. De nieuwe naam Spark helpt daarbij. Het is een lekker klinkend positief woord, die uiteindelijk hetzelfde betekent, namelijk zorgen dat je met openheid en energie een situatie beter maakt dan dat hij was.’

Twee inhoudelijke verschillen tussen Spark en Holacracy

Naast de naam zijn er nog twee inhoudelijke verschillen tussen Spark en Holacracy. Het zijn geen grote verschillen en in de basis is Spark dus eigenlijk hetzelfde als Holacracy.

Op twee punten verloopt het implementeren echter anders bij de Spark-versie bij bol.com.

1. Geen handtekening van de hoogste baas onder de Holacracy grondwet

De normale procedure bij bedrijven is dat het management het voortouw neemt om Holacracy te introduceren. Bol.com kent al een vrij platte organisatiestructuur en de nieuwe manier van werken werd niet vanuit de toplaag geïntroduceerd.

Bij de start van de implementatie van Holacracy zet het management een handtekening onder de Holacracy grondwet. Een soort release party waardoor iedereen weet dat vanaf dan beslissingen worden gedelegeerd.

Bij bol.com heeft alleen Harm Jans (afdelingshoofd binnen logistiek) getekend toen de eerste afdeling begon. Maar in feite loopt het hele project nog altijd zonder dat het management er direct bij betrokken is. Dat terwijl inmiddels ongeveer een kwart van de medewerkers al ‘Sparkt’.

2. Een rol vervalt

Zonder je lastig te willen vallen met allerlei ingewikkelde termen: bij bol.com werd besloten om binnen de ‘cirkel’ (groep van rollen met hetzelfde doel) de rol van ‘Rep Link’ te laten vervallen. De Rep link is degene die observeert of er binnen de cirkel zaken zijn die buiten de cirkel opgepakt zouden moeten worden en brengt ze naar buiten. Een Lead Link doet het tegenovergestelde dus hij of zij brengt juist zaken in. Bij Spark wordt de Rep Link rol overgenomen door de Lead Link. In Holacracy kunnen deze twee rollen nooit door dezelfde persoon vervuld worden. Bij bol.com kan dat dus wel.

De kracht van Spark

Diederick Janse van Energized.org is Holacracy coach en volgde met interesse de aanpassing bij bol.com van Holacracy naar Spark. ‘Eigenlijk zou je Spark kunnen zien als een light-versie van Holacracy: toegankelijker en aantrekkelijker om te verkopen binnen de organisatie.’

De kwetsbaarheid van Spark

‘Het moment waarop de Holacracy grondwet ondertekend wordt vind ik wel een krachtig moment dat eigenlijk nooit mag ontbreken. Een van de basiselementen van Holacracy is dat macht overgedragen wordt. In feite is dat bij Spark niet het geval. Bij bol.com is erg veel ruimte om zelf beslissingen te nemen waardoor Spark wel kan functioneren zonder dat formeel alle macht overgedragen is.’

Zelf-organiseren is een hit

Diederick van Energized.org geeft zelf de voorkeur aan Holacracy boven Spark maar vindt de bol.com-versie wel een succes. ‘Ik heb er bewondering voor dat Harm Jans het gedurfd heeft om als eerste met Holacracy binnen zijn team te beginnen. De bol.com-ers die nu volgens Spark werken zijn enthousiast en steeds meer collega’s haken aan. Zo’n polonaise van mensen die kiezen voor zelf-organisatie, dat kan niet anders dan een hit zijn en daar mag bol.com ook trots op zijn.’

Het is fantastisch dat we de ontwikkelingen bij bol.com en hun eigen future of work kunnen volgen. Heb je zelf ervaringen met deze aspecten van zelforganiserend werken of heb je er vragen over, mail dan gerust naar [email protected].