Domeinen
Holacracy® handleiding

Een praktische Holacracy® handleiding voor op de werkvloer

Domeinen zijn één van de drie beginselen van een rol/cirkel (de anderen zijn ‘doel’ en ‘verantwoordelijkheden’).

We gebruiken domeinen om controle te centraliseren omdat in principe Holacracy iedereen autoriteit geeft om elke actie en elke beslissing te nemen die nodig is om zijn of haar rol te dienen.

wat zijn domeinen holacracy

Domeinen: de basisprincipes

Domeinen zijn als een stukje eigendom, dat exclusief beheerd wordt door een rol/ cirkel. Dat eigendom is niet per se tastbaar eigendom; het kunnen ook dingen zoals een officiële mailinglijst, het wervingsproces of kostenrapportage en vergoedingen.
Domeinen zijn ideaal als gecentraliseerde controle nodig is. Zijn teveel mensen aan de website aan het sleutelen? Dan kan een domein ‘website’ een oplossing bieden. Als een rol/cirkel een domein heeft betekent dit dat deze rol of cirkel alles met dit ‘eigendom’ kunnen doen terwijl anderen eerst toestemming moeten vragen.

Domeinen beïnvloeden

We spreken doorgaans over het beïnvloeden van een domein en niet zozeer over een domein gebruiken of beheersen. We gebruiken beïnvloeden omdat dat beter toe te passen is op het brede scala van mogelijke domeinen en hoe we met ze omgaan. Wat is bijvoorbeeld het beïnvloeden van de auto van je buurman? Dat is open voor interpretatie. Is naar de auto kijken al beïnvloeden? Waarschijnlijk niet. En er naast staan? Ok, en aanraken dan? Of de deur open proberen te maken? Erin stappen en een rondje rijden?
Op een zeker moment ben je over de grens van beïnvloeden heen. Dat kan verschillen van persoon tot persoon, en dat is prima want daar kun je zelf het beste over oordelen. Als er toch onduidelijkheid is over verschillende interpretaties, dan kan in het roloverleg meer duidelijkheid worden gecreëerd. Dus in sommige gevallen is een domein gebruiken ook beïnvloeden (bijvoorbeeld de auto van de buurman gebruiken), en in sommige gevallen is dat niet zo (bijvoorbeeld het gebruiken van het wervingsproces, dat wordt beheerd door een andere rol, en dat mag).

Het beheren en delegeren van een domein

Als jouw rol een domein beheert heb jij de controle. Niemand anders kan het domein beïnvloeden zonder jouw toestemming. Maar, anderen mogen wel een verzoek doen om het domein te beïnvloeden. Jij moet het verzoek altijd in overweging nemen en beslissen over toestemming of afwijzing. Mocht je het verzoek afwijzen dan moet je ook een goede reden aandragen waarom het verzoek meer schade dan goeds zal brengen.
Als jouw cirkel een domein beheerd, dan is het als het ware familie eigendom: elke rol in de cirkel mag het domein beïnvloeden. Echter, dit geldt enkel als het domein niet verder gedelegeerd is naar een specifieke rol. Bijvoorbeeld, als de Marketingcirkel een domein ‘website’ heeft, dan kan elke rol in die cirkel wijzigingen aanbrengen op de website zonder eerst toestemming te vragen. Maar als de cirkel in een roloverleg heeft afgesproken dat het domein ‘website’ gedelegeerd wordt naar de rol ‘Webmaster’, dan beheert de Webmaster het domein. In dat geval wordt het domein geplaatst op zowel de Marketingcirkel als de Webmaster rol. Op de Marketingcirkel omdat je dan van buiten de cirkel ziet waar het domein geplaatst is en op de Webmaster rol zodat binnen de cirkel ziet wie het domein beheert.
Opmerking: domeinen die op deze manier binnen de cirkel zijn gedelegeerd, hebben niet de bevoegdheid om het domein zelf te verwijderen of andere belangrijke eigendommen binnen het domein, of om deze eigendommen naar buiten de cirkel over te dragen of om de rechten van de cirkel aanzienlijk te beperken tot het domein.

Dus het beheren van een gedelegeerd domein betekent dat alleen jouw rol controle heeft over hoe het domein wordt beïnvloed. Maar het geeft je niet de vrijheid om eventuele materiële eigendommen van de organisatie te verkopen of verwijderen (je wilt bijvoorbeeld niet horen, “Groot nieuws iedereen! Als Webmaster, verkocht ik onze website voor een goede prijs!”).

Domeinafspraken bepalen

Aangezien je verzoeken om een domein te beïnvloeden om overwegen, kan het makkelijk zijn om domeinafspraken te bepalen. Domeinafspraken zijn regels of richtlijnen, die het makkelijker maken voor anderen om te weten wat ze wel of niet kunnen binnen een domein. Bijvoorbeeld: je mag dit ding gebruiken maar dan moet je er mee instemmen dat je…

Dus stel je voor dat de cirkel Faciliteiten & Apparatuur een domein ‘bedrijfswagen’ heeft. Maar elke keer dat iemand de auto pakt is de brandstof op. Je wilt dus graag van iedereen verwachten dat ze zorgen voor een volle tank na elk gebruik. Maar om dat vast te leggen als verantwoordelijkheid is niet handig, welke rol zou die moeten krijgen? Dus in plaats daarvan kun je voorstellen om een domeinafspraak op de cirkel te plaatsen. “Iedereen, die de bedrijfswagen wil gebruiken dient na gebruik de tank te vullen.”
Het maakt niet uit hoe geavanceerd een domeinafspraak kan lijken (sommige kunnen meerdere pagina’s zijn), ze zijn per definitie altijd verbonden aan een domein. Technisch gezien is een domeinafspraak ofwel; 1) een mogelijkheid voor niet-beheerders om het domein wel te beïnvloeden; of 2) een beperking van de manier waarop domeinbeheerders het domein kunnen beïnvloeden.
Als jouw rol een domein beheert, dan kun je zelf een domeinafspraak publiceren, ook formeel doch buiten het roloverleg om, aangezien jij het exclusief beheerd. Dit kan in Glassfrog vastgelegd worden in de rolnotities.

Impliciete domeinen

Aangezien de breedste cirkel (bijvoorbeeld de Algemene Organisatie Cirkel of hoe je die ook hebt genoemd) automatisch alles beheerd zou het een beetje gek zijn om alles (in Glassfrog) vast te leggen als een domein (bijvoorbeeld bedrijfslogo, koffiemachine, koffiebonen etc). Daarom spreken we hierbij van impliciete domeinen. Dat betekent dat ze niet expliciet genoemd hoeven te worden in governance omdat in de Holacracy grondwet al staat dat de organisatie beheert wat het bezit.
Dat is waarom je soms domeinafspraken ziet staan op een domein ‘alle bedrijfseigendommen en gewone bedrijfszaken’. Dit betekent dat een domeinafspraak wordt geplaatst op een impliciet domein, en het anders dubbel benoemen zou zijn.
Bijvoorbeeld, als de domeinafspraak ‘Iedereen, die wachtwoorden gebruikt voor bedrijfsgerelateerde accounts moet ervoor zorgen dat dat sterke wachtwoorden zijn.’ op de Algemene Organisatie Cirkel geplaatst is, dan hoef je niet eerst een domein ‘Bedrijfsgerelateerde Accounts’ aan te maken want impliciet bestaat die al.

Veelgemaakte fouten met betrekking tot domeinen

Zodra bedrijven domeinen beginnen te begrijpen, zien we soms ‘landje veroveren’. Oftewel, iedereen begint domeinen voor te stellen voor alles waar ze weleens controle over zouden kunnen hebben – in plaats van voorstellen te doen op basis van echte spanningen. Dit wordt veroorzaakt gebaseerd door een misverstand over wat een domein werkelijk is en hoe ze werken. In dit geval worden domeinen gebruikt om te definiëren waar de cirkel zorg voor draagt of bezit, terwijl de functionaliteiten worden bepaald verantwoordelijkheden. Het hebben van een onnodig domein veroorzaakt meestal geen directe schade, behalve dat het het misverstand in de hand werkt en er kunstmatig knelpunten en overbodige bureaucratie wordt toegevoegd.

Een variatie op bovengenoemde fout is dat mensen domeinen voorstellen over zaken waar niemand buiten de cirkel interesse in heeft. Bijvoorbeeld, een IT-cirkel met het domein ‘IT inkooprichtlijnen’. Het is zeer onwaarschijnlijk dat een rol van buiten de IT-cirkel hier invloed op wil uitoefenen. Het is dan ook zeer aannemelijk dat het voorstel voor een dergelijk domein gebaseerd is op een echte spanning (uit de praktijk).

Domeinafspraken voorstellen zoals ‘iedereen mag het domein beïnvloeden als je het eerst maar vraagt’ terwijl in feite iedereen die mogelijkheid al krijgt door het bestaan van het domein. Deze fout ontstaat vaak door de foutieve aanname dat het bestaan van een domein betekent dat anderen er van weerhouden worden om er invloed op uit te oefenen. Je moet nog steeds elk verzoek in overweging nemen. Onthoud dat domeinen nuttig zijn als checkpunt, niet als wegversperring.

Laat ons weten welke informatie je zoekt:

Naam

E-mail adres

Vraag, opmerking of suggestie

Foto boven: een overleg bij Arpa

Al meer dan 3.000 mensen kochten het eerste Nederlandse boek over Holacracy

Getting Teams Done introduceert de Holacracy® methode waarmee leidinggevenden, teamleiders managers en zelfsturende professionals de teamproductiviteit naar een hoger niveau kunnen tillen. De methode leert je om de ontstane spanningen om te zetten in constructieve verandering. In oktober verschijnt het boek in ’t Engels.

Bestel ‘Getting teams done’ op Bol.com

wat is Holacracy uitleg boek