De Holacracy afspraken, regels en protocollen zijn vastgelegd in de grondwet. Momenteel is versie 4.1 in gebruik, maar er wordt hard gewerkt aan versie 5.0. Op basis van spanningen (het verschil tussen hoe het is en hoe het zou kunnen zijn) worden verbeteringen toegevoegd. De 5.0 versie wordt nog getest.

Eind 2018. Een paar fantieke Holacracy beoefenaars, Energized.org coaches en partners van HolacracyOne zitten aan tafel om van Brian Robertson te horen hoe Holacracy zich ontwikkelt. We hebben op dat moment vaag iets gehoord over een nieuwe versie van de Holacracy grondwet. Brian deelt zijn ideëen en hoort ook graag wat de beoefenaars ervan vinden – verslag van deze bijeenkomst.

En nu? 2020 is gestart en de Holacracy grondwet 5.0 wordt getest. Dat betekent dat er een beta-versie is. Zo’n beta-versie kan dus nog steeds veranderen op basis van spanningen die bij het testen opkomen.

De meeste organisaties werken gewoon met versie 4.1. De verschillen tussen deze versies zetten we hieronder op een rij zodat je een beeld kunt krijgen van wat er kan veranderen. Let daarbij op dat je voor de huidige stand van zaken altijd het beste Github kunt checken. Ook beantwoorden we een paar veelgestelde vragen.

Sneak peak

The Holacracy® Constitution is evolutionary and currently evolving towards the 5.0 version on Github.
Or download version 4.1.

De grondwet doet ertoe

Met Holacracy creëer je transparantie over het werk in de organisatie: van wie mag je welke werkzaamheden verwachten en wie mag welke beslissingen nemen. Die transparantie krijgt pas echt waarde als iedereen helderheid heeft over waar die afspraken en protocollen zijn vastgelegd. Daarom kent Holacracy een grondwet. Die grondwet wordt ondertekend door ‘powerholders’ oftewel degenen die de macht hebben. Zij geven daarmee een signaal af aan de gehele organisatie dat nu de regels in de grondwet leidend zijn en niet langer zij als persoon. Dat ondertekenen heet ook wel ‘ratification’ en de ondertekenaars dus ‘ratifiers’.

Holacracy is ook een manier om spanningen veilig, snel en betrouwbaar te verwerken in de organisatie. Wendbaarheid is dus een basisprincipe. Dat geldt ook voor de grondwet. Om die steeds in kleine stappen te verbeteren is niet praktisch. Bovendien is eerst testen belangrijk om de veiligheid te blijven waarborgen.

De gedachte achter de nieuwe versie

De 5.0 versie geeft meer mogelijkheden. Dat betekent dat er meer mogelijkheden zijn om vrijheden in werk te benutten en meer mogelijkheden om je eigen organisatie beperkingen op te leggen. Tot slot krijgen rolvervullers meer gereedschap om hun werk te organiseren.

Aangepaste en nieuwe regels in de Holacracy grondwet 5.0

Naamswijzigingen

Twee namen van vaste rollen worden aangepast.

De ‘Lead Link’ heet in versie 5 ‘Circle Lead’. En de ‘Rep Link’ heet ‘Circle Rep’.

Daarnaast heet een ‘Individuele actie’ vanaf nu ‘Individueel Initiatief’. Oftewel in het Engels:

‘Individual Initiative’. Ook wordt er een nieuwe term geïntroduceerd: ‘Role Lead’.

Naast de naamswijzgingen, zie je ook dat de taal helderder is. Zo staat bijvoorbeeld in artikel 2 ‘geef geen geld uit’ en ‘overtreed geen domeinafspraken’.

Aanpassing in vaste rollen

De processen en regels van de purpose (de opdracht), domains (domeinen) en verantwoordelijkheden van de vaste rollen: Circle Lead, Facilitator, Secretaris en Circle Rep. De Cross Link bestaat niet meer in versie 5.

Hieronder zie je per rol een beschrijving zoals die nu is. Bij de 5.0 beschrijving zie je wat geschrapt wordt (de doorgehaalde tekst) en wat toegevoegd wordt (de cursieve tekst).

Lead Link in de Holacracy grondwet 4.1

Opdracht: De Lead Link draagt de Opdracht van de Cirkel als geheel

Domeinen: Roltoewijzingen binnen de Cirkel

Verantwoordelijkheden:

  • Structureren van de Governance van de Cirkel om invulling te geven aan zijn Opdracht en Verantwoordelijkheden
  • Toewijzen van Partners aan de Rollen van de Cirkel; monitoren van de rolgeschiktheid; geven van feedback om de rolgeschiktheid te verbeteren; en zo nodig het opnieuw; toewijzen van Rollen aan andere Partners om de rolgeschiktheid te verbeteren
  • Verdelen van de middelen van de Cirkel over zijn diverse Projecten en/of Rollen
  • Bepalen van prioriteiten en strategieën voor de Cirkel
  • Bepalen van indicatoren voor de Cirkel
  • Wegnemen van beperkingen in de Cirkel voor het vervullen van de Opdracht en de Verantwoordelijkheden van de Super-Cirkel

De Lead Link draagt ook alle niet-gedelegeerde Domeinen en Verantwoordelijkheden van de Cirkel.

Circle Lead in de Holacracy grondwet 5.0

Opdracht: De Circle Lead draagt de Opdracht van de Cirkel als geheel
Domeinen: Roltoewijzingen binnen de Cirkel

Verantwoordelijkheden:

  • Structureren van de Governance van de Cirkel om invulling te geven aan haar Opdracht en Verantwoordelijkheden
  • Toewijzen van Partners aan de Rollen van de Cirkel; monitoren van de rolgeschiktheid; geven van feedback om de rolgeschiktheid te verbeteren; en zo nodig het opnieuw toewijzen van Rollen aan andere Partners om de rolgeschiktheid te verbeteren
  • Verdelen van de middelen van de Cirkel over haar diverse Projecten en/of Rollen
  • Bepalen van prioriteiten en strategieën voor de Cirkel
  • Bepalen van indicatoren voor de Cirkel
  • Wegnemen van beperkingen in de Cirkel voor het vervullen van de Opdracht en de Verantwoordelijkheden van de Super-Cirkel
  • Op verzoek: het beoordelen van de relatieve waarde van Cirkel-inspanningen om prioriteitsconflicten tussen rollen op te lossen

De Lead Link draagt ook alle niet-gedelegeerde Verantwoordelijkheden van de Cirkel.

Secretaris in de Holacracy grondwet 4.1

Opdracht: Beheren en stabiliseren van de formele vastlegging en het vastleggingsproces van de Cirkel.
Domeinen: Alle door de Grondwet vereiste vastlegging van de Cirkel

Verantwoordelijkheden:

  • Plannen van de vereiste overleggen van de Cirkel en alle Kernleden van de Cirkel op de hoogte brengen van de geplande tijden en locaties
  • Vastleggen en delen van de uitkomsten van de vereiste overleggen van de Cirkel en het bijhouden van een samengesteld overzicht van de huidige Governance van de Cirkel, terugkerende taken en indicatoren
  • Interpreteren van Governance en van de Grondwet op verzoek

Secretaris in de Holacracy grondwet 5.0

Opdracht: Beheren en stabiliseren van de formele vastlegging en het stabiliseren van het vastleggingsproces van de Cirkel.
Domeinen: Alle door de Grondwet vereiste Governance vastleggingen van de Cirkel

Verantwoordelijkheden:

  • Plannen van de vereiste overleggen van de Cirkel en alle Kernleden van de Cirkel op de hoogte brengen van de geplande tijden en locaties
  • Plannen van Roloverleggen en Werkoverleggen van de Cirkel of een overleg van Rollen. En alle uitgenodigde deelnemers op de hoogte brengen.
  • Vastleggen en delen van de uitkomsten van de vereiste Werkoverleggen en Roloverleggen van de Cirkel of een overleg van Rollen.en het bijhouden van een samengesteld overzicht van de huidige Governance van de Cirkel, de terugkerende taken en indicatoren
  • Interpreteren van Governance en van de Grondwet op verzoek

Rep Link in de Holacracy grondwet 4.1

Opdracht: In de Supercirkel draagt de Rep Link de Opdracht van de Subcirkel; in de Subcirkel is de Opdracht van de Rep Link: Spanningen die relevant zijn om te behandelen in de Supercirkel zijn vertegenwoordigd en opgelost.

Verantwoordelijkheden:

  • Verwijderen van beperkingen in de bredere Organisatie voor de Subcirkel
  • Proberen om door de leden van de Subcirkel gesignaleerde Spanningen te begrijpen en te onderscheiden welke geschikt zijn om te behandelen in de Supercirkel
  • Inzicht geven aan de Supercirkel over de gezondheid van de Subcirkel, waaronder het rapporteren van indicatoren of terugkerende taken die zijn toegewezen aan de Subcirkel als geheel

Rep Link in de Holacracy grondwet 5.0

Opdracht: In de Supercirkel draagt de Rep Link de Opdracht van de Subcirkel; in de Subcirkel is de Opdracht van de Rep Link: Spanningen die relevant zijn om te behandelen in de Supercirkel een bredere Cirkel zijn vertegenwoordigd en opgelost.

Verantwoordelijkheden:

  • Verwijderen van beperkingen in de bredere Organisatie voor de Subcirkel
  • Proberen om door de leden van de Subcirkel rolvervullers binnen de Cirkel gesignaleerde Spanningen te begrijpen en te onderscheiden welke geschikt zijn om te behandelen in de Supercirkel
  • Onderscheiden welke spanningen geschikt zijn om te behandelen in de bredere Cirkel waar de Cirkel onderdeel van is
  • Inzicht geven aan de Supercirkel over de gezondheid van de Subcirkel, waaronder het rapporteren van indicatoren of terugkerende taken die zijn toegewezen aan de Subcirkel als geheel
  • Behandelen van spanningen in een bredere Cirkel om beperkingen voor de Cirkel te verwijderen

Facilitator in de Holacracy grondwet 4.1

Opdracht: Governance en operationeel proces van de Cirkel in lijn met de Grondwet.

Verantwoordelijkheden:

  • Faciliteren van de door de Grondwet vereiste overleggen van de Cirkel
  • Toezien op de overleggen en vastlegging van Subcirkels waar nodig en verklaren van een Procesverstoring indien er een patroon van gedrag wordt ontdekt dat in strijd is met de regels van de Grondwet

Facilitator in de Holacracy grondwet 5.0

Opdracht: Governance en operationeel proces van de Cirkel in lijn met de Grondwet.

Verantwoordelijkheden:

  • Faciliteren van de door de Grondwet vereiste Werkoverleggen en Roloverleggen van de Cirkel of voor zijn Rollen
  • Coachen van andere Cirkelleden met betrekking tot de regels en processen van de Grondwet, op verzoek of indien nodig voor het hebben van effectieve overleggen
  • Toezien op de overleggen en vastlegging van Subcirkels waar nodig op verzoek en verklaren van een Procesverstoring indien er een patroon van gedrag wordt ontdekt dat in strijd is met de regels van de Grondwet

Onderscheid tussen Rol en Cirkel wordt dunner

Elke Cirkel heeft in versie 4.1 één Lead Link. In 5.0 kun je meerdere Circle Leads aan een cirkel toewijzen.

Twee of meer Rollen kunnen op elk moment een nieuwe Cirkel maken om een gedeelde Opdracht voor de Rol te regelen. Die Cirkel valt niet onder een bredere cirkel en de Rollen die het intiatief nemen moeten het eens zijn over de Opdracht en Verantwoordelijkheden.

Je kunt je eigen rollen elk moment ‘substructureren’ oftewel indelen naar je eigen wensen. Daar heb je geen Roloverleg of asynchroon voorstel meer voor nodig.

Het hangt dus van de context en het wel of niet gebruiken van substructureren af of je een Rol een Cirkel kunt noemen.

Een van de verantwoordelijkheden van de Facilitator wordt ‘Faciliteren van de Werkoverleggen en Roloverleggen van de Cirkel of voor zijn Rollen’. Dat betekent dat je een Facilitator ook kunt vragen om een Werkoverleg te faciliteren als een subset van Rollen wil overleggen, bijvoorbeeld als meerdere rollen samen gaan zitten voor een bepaald project.

Bij de verantwoordelijkheden van de Secretaris zie je dat je van die rolvervuller kunt vragen om zo’n overleg te plannen.

Aanpassen van domeinafspraken

Domeinafspraken (policies) voor een rol kunnen niet meer asynchroon gemaakt worden als er meerdere rolvervullers zijn.

Voor een rol, die meerdere rolvervullers heeft, kun je een overleg houden die enkel betrekking heeft op die rol.

De mens in de organisatie

Een interessante nieuwe ontwikkeling is de aandacht voor de mens in de nieuwe versie van de grondwet. In versie 4.1 beperkte het taalgebruik zich enkel tot rolvervullers en diens plichten en beperkingen.

In versie 5.0 wordt gesproken over ‘Partner’ status voor iedereen die heeft ingestemd met en namens de Holacracy grondwet werkt. Hiermee is er sprake van een ‘Partner relatie’ tussen de persoon en de organisatie. Deze mag door beide op elk moment worden opgeheven zonder toestemming. Daarmee vervallen alle rechten en verantwoordelijkheden van de persoon als ‘Partner’. Als Partners kun je ook ‘Werkafspraken’ maken. Die hebben betrekking op hoe Partners zich tot elkaar verhouden en functioneren. Die afspraken moeten gericht zijn op het vormen van gedrag dat het werk ondersteunt.

Initiële structuur

In versie 4.1 wordt aandacht besteed aan de start of overstap naar Holacracy. In versie 5.0 wordt alleen in de introductie verwezen naar bevoegde ondertekenaars en het vervallen van alle eerdere gemaakte afspraken zodra de Grondwet ondertekend is. Het hele hoofdstuk ‘Adoption Matters’ vervalt daarmee.

Veelgestelde vragen over 5.0

Kun je nu al software switchen naar 5.0?
Ja, dat kan als je als admin Glassfrog gebruikt via “organisatie instellingen”. Je kunt echter niet terug switchen.

Kunnen we bijdragen aan het testen door nu al met 5.0 te gaan werken?

Ja, neem dan contact op met HolacracyOne.

Adviseren Energized.org coaches om te gaan testen met 5.0?
Nee. We hebben zelf nog weinig ervaring met 5.0. Wat we wel uit ervaring weten is dat de Holacracy enthousiastelingen in een organisatie staan te trappelen om nieuwe veranderingen te ontdekken. Er is altijd ook een groep die net grip heeft en zich veilig voelt (of nog niet eens) om Holacracy te beoefenen. Voor die groep is ‘even testen’ niet veilig genoeg om te proberen.

Als je dit leest behoor je waarschijnlijk tot de enthousiastere groep. Neem deze beslissing niet te licht.

Wie of welke rol bepaalt de overstap naar 5.0?
Om over te stappen op versie 5.0 neem je eerst afscheid van versie 4.1, anders zou je immers twee regelsets tegelijk hanteren. Dat kunnen alleen de bevoegde ondertekenaars of hun opvolgers doen. Vervolgens ondertekenen zij de Holacracy grondwet versie 5.0.

Moet je overstappen naar 5.0 zodra die definitief is?

Nee. Als de ‘ratifiers’ oftewel bevoegde ondertekenaars hun handtekening onder de Holacracy grondwet 4.1 hebben gezet, dan geldt dus 4.1. De ondertekenaars of hun opvolgers mogen deze Grondwet wijzigen of in zijn geheel afschaffen, op dezelfde manier en met dezelfde bevoegdheid waarmee zij deze oorspronkelijk aannamen. Wijzigingen moeten worden vastgelegd en gecommuniceerd aan de rest van de organisatie.

Foto boven: bij Learning Waves (voorheen Arpa) wordt de grondwet ondertekend

Geschreven door

Paula Nordhauzen – Energized.org.

Mail me! als je een reactie hebt op dit artikel of een vraag hebt.

paula nordhauzen

Ik wil graag overleggen

Adviesgesprek

Stuur me de ingekorte versie van de Holacracy spelregels in het Nederlands!

Holacracy spelregels (ingekort + NL)