Takeaways Zelforganisatie Meetup Almere

Bij Energized.org komen we graag in contact met mensen die nieuwsgierig zijn naar zelforganisatie. Dat vinden we leuk om in samenwerking met onze klanten te doen. Zodoende opende onze klant Voiceworks op 23 oktober 2018 de deuren voor nieuwsgierige mensen tijdens de Zelforganisatie Meetup.

Anita Klaver, Kim Helmer en Jelena Gordijenko vertelden over het veranderproces dat bij Voiceworks gaande is. Dat proces is nog steeds gaande omdat je met zelforganisatie doorlopend aan de organisatie werkt.

We organiseren ook Meetups in andere plaatsen in Nederland dus kom daar ook gerust eens langs, we kijken er naar uit je te ontmoeten.

Voiceworks begon als een jongensdroom

Stijn en Koen, de oprichters van Voiceworks kennen elkaar al sinds hun jeugd. Ze begonnen samen te werken op een zolderkamer en bleken succesvol genoeg om door te groeien. Sinds juli 2018 is er een investeerder toegetreden en is Voiceworks samengevoegd met de bedrijven Swyx en Centile en heet nu ‘The Within Reach Holding’. Stijn de voormalige Lead Link van Voiceworks heeft nog steeds de Lead Link rol van het hele bedrijf.

Waarom zelforganisatie en Holacracy bij Voiceworks?

De eerste medewerkers die Koen en Stijn in dienst namen hadden hetzelfde ondernemersgevoel als zij zelf en voelden zich ook eigenaar van het werk. Maar naarmate de organisatie groeide veranderde de houding op de werkvloer. Dat betekende dat hun structuurloze organisatie toch sturing nodig had. Waar veel organisaties op dat moment kiezen voor het introduceren van een managementlaag besloten Koen en Stijn zich te verdiepen in zelforganisatie. Zodoende kwamen ze op het pad van Holacracy. Dat klikte voor hen omdat het ook nog in een andere behoefte voorziet: het aanpassingsvermogen van de organisatie wordt optimaal en het geeft de kans om snel op te schalen.

Holacracy® en HR-zaken

Holacracy is een middel om je doelen te bereiken en daarmee je business gedaan te krijgen. Bij Voiceworks ontwikkelen ze daarom een structuur waarmee ze dat kunnen doen. Daar hebben ze al veel over geleerd. De vraag die ze vaak horen is ‘Hoe gaat Holacracy om met compensatie en arbeidsvoorwaarden?’. Maar Holacracy zegt daar helemaal niets over. Er zijn dus zoveel antwoorden als dat er organisaties zijn.

Anita Klaver gaf een toelichting bij het model dat zij gebruikt om te onderzoeken waar de balans ligt tussen wat de doelen van de organisatie dient en wat persoonlijke doelen dient. Iemand die enorm betrokken is bij de doelen van de organisatie kan zichzelf bijvoorbeeld te kort doen en andersom. Veel mensen hebben helemaal niet helder wat hun persoonlijke doelen zijn. Dan is het waardevol om toch soul searching te gaan doen en de vraag te beantwoorden ‘wat heb je nodig om voor jezelf succesvol te zijn?’. Zo kun je doelen formuleren en bewust worden van wat de context van de organisatie je brengt.

Voiceworks organiseert nu twee keer per jaar feedback event. Het geven van feedback ligt bij zelforganisatie ook bij de ondernemers zelf in plaats van bij managers. Maar het geven van feedback gebeurt vaak niet vanzelf. Daarom wordt er vanuit HR veel uitgelegd over het belang van feedback en wordt er tijdens de events aandacht gegeven aan het hebben van feedback gesprekken met elkaar.

Dat persoonlijke doelen door de bevrijdende structuur ook meer ruimte krijgen zie je aan het verhaal van Bianca. Zij vertelde dat ze eerder altijd als (directie-)secretaresse werkte. Al snel ontdekte ze dat ze best weleens wilde proberen om zich in te zetten voor interne evenementen. En toen de interne Holacracy® coach training voorbij kwam is ze daar ingedoken. Zo blijft ze met veel enthousiasme betrokken.

Ook Michel heeft de interne Holacracy coach training van Energized.org gedaan. Hij heeft het leerproces op de werkvloer erg gewaardeerd. In het begin kon hij terugvallen op de coaches van Energized.org, maar uiteindelijk stonden ze sterk genoeg om zelf aan de slag te gaan. Bovendien is maar weer gebleken dat je bij Holacracy altijd kunt terugvallen op het proces.

Dit verhaal riep bij anderen direct de vraag op ‘en je administratieve werk dan? Dat moet toch ook gebeuren?!’. Binnen Holacracy is daarop het antwoord ‘dat klinkt als een spanning, oftewel het verschil tussen hoe iets is en hoe het zou kunnen zijn’. En die spanning wordt vast door iemand waargenomen en die kan het dan inbrengen in het proces. Daar kan het op veel manieren worden opgelost. Misschien is er iemand anders die ook graag daar werk wil vervullen of misschien moet er iemand aangenomen worden (die je anders had aangenomen voor het organiseren van bedrijfsevenementen).

Holacracy is a means to an end
– Anita Klaver

De uitdagingen

Een van de uitdagingen die Voiceworks tegenkomt en die we vaker zien bij zelforganisatie is dat de mensen, die het dichtste bij de klant staan het het moeilijkste hebben met het raamwerk van zelforganisatie. Dus sales en klantcontact hebben er het meest lastig mee om de principes van zelforganisatie te omarmen. Op dit moment is Voiceworks daar onderzoek naar aan het doen. Het meest voor de hand liggende antwoord is dat er nu eenmaal een mismatch is tussen de ‘buitenwereld’ en het zelforganiserende bedrijf. Je kunt immers niet vragen naar iemands baas en soms begrijpen buitenstaanders niets van het principe van rollen in plaats van functies.

Smile!